Il supporto del back office si riferisce alla parte di un’azienda che è responsabile della gestione dell’azienda piuttosto che lavorare effettivamente con i clienti o realizzare un profitto. Questo è un vecchio termine che si riferisce a un tempo in cui era comune avere uno showroom e un’area di vendita nella parte anteriore di un negozio e le aree di contabilità, produzione e amministrazione nella parte posteriore. Nel tempo, questo design comune è stato sostituito per tutte le aziende, tranne quelle molto piccole, ma il termine è rimasto indietro. Il supporto del back office è l’opposto del lavoro di front office, che si riferisce alla parte più diretta di fare soldi di un’azienda.
Aziende diverse hanno definizioni diverse di ciò che costituisce il supporto del back office. In generale, se una parte dell’azienda si occupa direttamente dei clienti, si trova nel front office ed è nel retro se non lo fa. In alcune aziende, la definizione è leggermente diversa; le parti dell’azienda che effettivamente fanno soldi sono nel front office e le parti che non sono il supporto del back office. Entrambe le definizioni sono valide e provengono dalle diverse strategie di business utilizzate nei primi giorni dello sviluppo aziendale.
La diversa definizione fa sì che un paio di aree esistano in una zona grigia. Ad esempio, in entrambe le definizioni, un reparto vendite è front office; ma qualsiasi supporto post-vendita è più difficile da determinare. Sotto un modello basato sul cliente, sarebbe il front office poiché la società interagisce ancora direttamente con i clienti. D’altra parte, è una parte del back office nel modello monetario poiché il lavoro post-vendita viene raramente svolto a scopo di lucro.
Indipendentemente dalla definizione utilizzata per il supporto del back office, un paio di reparti fanno quasi sempre parte del sistema. La contabilità è praticamente sempre back office in ogni azienda, tranne una società di contabilità. La parte del business che paga le bollette, le buste paga e i fornitori, oltre a gestire il budget e l’allocazione del denaro non funziona con i clienti né guadagna direttamente.
Allo stesso modo, il reparto IT (Information Technology) è quasi sempre back office. Questa parte dell’azienda mantiene la rete, i computer e il software per l’azienda. Ciò significa che il reparto IT molto raramente fare soldi o trattare direttamente con i clienti.
Secondo il modello basato sul profitto, uno dei punti più importanti è il profitto diretto. Anche se una parte dell’azienda consente a un’altra area di fare soldi, è ancora in back office. Ad esempio, se il reparto contabilità trova un modo per aumentare l’efficienza e ridurre le spese generali del braccio di produzione dell’azienda, non ha ancora effettivamente fatto soldi. Le modifiche create dal nuovo design potrebbero aumentare i profitti, ma tali profitti verrebbero da un reparto diverso.