Un état financier pro forma est celui qui présente simplement des estimations comptables formées dans des états financiers standard. Le choix du meilleur format pro forma est essentiel pour prendre des décisions éclairées basées sur des estimations comptables et des déclarations pro forma. Quelques facteurs qui aident une entreprise à choisir le meilleur format pro forma comprennent les informations comptables disponibles, l’utilisation pour les états pro forma et les personnes qui ont besoin de données spécifiques à partir d’estimations comptables. Dans certains cas, un régulateur gouvernemental peut avoir des exigences et des restrictions sur les déclarations pro forma que les entreprises préparent. Ces exigences peuvent n’affecter qu’un nombre limité de sociétés, telles que celles qui sont publiques.
Tous les systèmes comptables ne sont pas identiques, tout comme l’activité commerciale ou les procédures d’une entreprise ne seront pas les mêmes dans un secteur donné. Par conséquent, les données comptables dont dispose une entreprise peuvent grandement influer sur le type de format pro forma utilisé par le système comptable pour ces états. Le problème est la quantité de données nécessaires pour présenter la déclaration pro forma la plus précise de l’entreprise. Par exemple, une déclaration pro forma peut n’être nécessaire que pendant six ou huit mois ; ces relevés nécessitent très certainement moins d’intrants qu’un relevé de 12 ou 18 mois. L’exactitude des déclarations à court terme peut également être moins importante que celle des déclarations à long terme.
Un autre facteur important pour choisir le format pro forma des états financiers est l’utilisation des documents. Un département a certainement besoin de moins d’informations que le PDG ou d’autres cadres, qui veulent plus d’informations sur tous les départements et activités commerciales. Le chef d’un service peut avoir besoin d’informations uniquement sur l’activité de production au sein de son service. Encore une fois, ces données peuvent en fait être de nature plus managériale que financière, au moins en termes de comptabilité et de systèmes en place pour mesurer l’activité financière. L’utilisation de ces déclarations est peut-être le facteur le plus interne du format pro forma.
Parallèlement à l’utilisation de déclarations pro forma, les personnes qui prennent des décisions sont également importantes pour le format pro forma. Par exemple, un responsable de service inférieur n’a pas besoin de toutes les informations dont un cadre supérieur ou un cadre supérieur a besoin. La séparation des tâches peut aider à restreindre la quantité d’informations dont un poste ou une personne a besoin en termes de comptabilité. La plupart des entreprises ne sont pas disposées à donner des estimations financières aux particuliers sans aucune raison. Cela protège à la fois la viabilité et la véracité d’une entreprise.