Les contrôles internes sont une pratique qui existe depuis des centaines d’années et qui concerne principalement la manière dont les organisations gèrent et protègent leurs opérations ou informations internes. Une pratique courante de ces contrôles consiste à vérifier les informations financières d’une entreprise et à créer un système de processus ou d’activités pour interdire la fraude et le détournement de fonds. Les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise sont généralement responsables de la création et de la mise en œuvre des contrôles internes. Les grandes organisations et les sociétés ouvertes auront le plus souvent plus de contrôle que les autres sociétés.
Souvent, les contrôles internes appartiennent à l’un des deux groupes suivants: objectif ou activité. Chaque groupe décrit des contrôles de nature similaire et tentent de protéger les informations financières en suivant des pratiques spécifiques. La catégorisation objective des contrôles comprend des principes qui déterminent l’existence, l’occurrence, l’exhaustivité, l’évaluation et la présentation ou la divulgation d’informations financières. Ces contrôles portent sur l’aspect comptable des données financières. Les règles et méthodes comptables nationales dicteront la manière dont les entreprises enregistrent les transactions financières individuelles afin que les individus aient une idée claire de la performance financière de l’entreprise.
Les contrôles d’activité régiront la séparation des tâches, la détention des dossiers par les départements, la supervision des opérations, l’autorisation des activités des employés, la sécurité des documents financiers et des informations sur les clients, les garanties physiques et l’approbation par la direction des travaux terminés. Ces contrôles se prêtent à un examen d’observation par les propriétaires, les directeurs, les gestionnaires et les superviseurs. De plus, ces contrôles peuvent nécessiter des ajustements à mesure que l’entreprise se développe et se développe. Un plus grand nombre d’emplacements ou d’informations entraînera une augmentation de la paperasse et des activités comptables, ce qui entraînera davantage de contrôles.
Les entreprises publiques sont des utilisateurs courants de contrôles internes étendus en raison de la réglementation gouvernementale. Ces réglementations garantissent que les entreprises publiques présenteront des informations exactes et transparentes aux actionnaires, qui sont les principaux propriétaires des entreprises publiques. Les gouvernements peuvent également ajuster fréquemment les réglementations pour apporter des mesures correctives à des échecs antérieurs de contrôle.
Les audits aident les entreprises à déterminer l’efficacité et l’efficience de leurs contrôles internes. Les audits, généralement menés par des cabinets d’experts-comptables, fourniront l’opinion d’un tiers sur les contrôles financiers et opérationnels d’une entreprise. Les auditeurs s’assureront que l’entreprise est conforme aux normes externes, que les employés ne subvertissent pas les contrôles et que les gestionnaires ou les superviseurs participent activement aux opérations de l’entreprise.
Les entreprises peuvent également découvrir, lors d’audits, que leurs contrôles sont trop restrictifs pour les opérations commerciales. Les contrôles peuvent gravement entraver la manière dont un employé exécute une tâche en exigeant l’approbation de la direction ou d’un deuxième employé qui doit accomplir une partie de la tâche. Ces problèmes vont diminuer la productivité tout en augmentant les temps d’arrêt des employés, forçant essentiellement l’entreprise à payer pour l’inactivité d’un employé.