La comptabilisation dans les grands livres est l’activité comptable où les comptables enregistrent les transactions commerciales dans les livres financiers d’une entreprise. En réalité, il n’y a pas beaucoup de façons différentes de comptabiliser les transactions comptables. Toutes les méthodes font essentiellement la même chose, bien que le format écrit puisse être un peu différent. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité électronique comporte souvent différentes méthodes d’enregistrement dans les grands livres, bien que la plus grande différence réside dans la façon dont un comptable le fait et non dans le résultat final. La précision des transactions comptables est l’un des principaux piliers d’un système d’information comptable.
La méthode classique de comptabilisation dans les grands livres consiste à créer une entrée de journal manuscrite. Dans toutes les écritures de journal, les débits viennent en premier – en haut de l’entrée – avec les crédits en deuxième. L’écriture de journal nécessite une date, un numéro de compte et un nom pour les lignes de débit et de crédit et un montant en dollars pour chaque débit et crédit. Une brève description se trouve sous la dernière ligne de crédit sur l’entrée. Une fois écrit seul, un comptable met à jour chaque compte pour les montants en dollars dans l’entrée, en écrivant à la main l’entrée dans les livres comptables dans un système comptable manuel.
Les systèmes de comptabilité manuels sont souvent fastidieux à mettre à jour lors de la comptabilisation dans les grands livres. Traditionnellement, une entreprise aurait de nombreux registres et journaux papier différents dans le système. Les comptables devraient trouver les livres nécessaires et ensuite écrire l’entrée dans chacun d’eux de manière claire et précise. Aujourd’hui, un système de comptabilité manuelle peut faire référence à une série de feuilles de calcul qui n’ont pas de point d’entrée unique, comme un logiciel de comptabilité. Les feuilles de calcul peuvent également être difficiles à maintenir manuellement.
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour tenir les livres d’une entreprise peut sembler plus facile à tenir lors de la comptabilisation dans les grands livres. Un écran d’écriture de journal est disponible pour la plupart des systèmes et nécessite les mêmes informations de base qu’une écriture de journal manuelle, la date, le numéro de compte et le nom des lignes de débit et de crédit et un montant en dollars pour chaque débit et crédit. Un problème majeur, cependant, vient des données inexactes saisies dans le système comptable. Aucun grand livre ou journal physique n’existe, les erreurs doivent donc être suivies électroniquement et corrigées à l’aide du système. Il n’y a pas de procédure simple d’effacement et de réécriture dans de nombreux cas, ce qui peut rendre les corrections majeures difficiles à effectuer.
La plupart des systèmes comptables fonctionnent selon une méthode perpétuelle. Chaque transaction comptable entre dans les journaux et les grands livres au fur et à mesure qu’elle se produit. La comptabilisation dans les grands livres est donc l’une des tâches comptables les plus courantes. Les grandes organisations peuvent effectuer des centaines, voire des milliers, de transactions mensuelles. Des contrôles internes doivent être en place pour garantir que les transactions exactes et pertinentes sont enregistrées en temps opportun.