Un registre des actionnaires est une liste des investisseurs actuels qui possèdent des actions émises par une société particulière. Une liste de ce type est généralement mise à jour en permanence, au fur et à mesure que les actions sont achetées et vendues sur le marché. Des informations spécifiques concernant chaque investisseur sont conservées dans le registre, y compris le nom de chaque investisseur et le nombre d’actions qu’il détient actuellement. En fonction des pratiques de la société et des exigences fixées par les lois et réglementations locales, des informations supplémentaires peuvent également être conservées dans le registre des actionnaires.
Si la portée des informations contenues dans un registre des actionnaires variera quelque peu d’un pays à l’autre, la plupart contiendront les coordonnées actuelles de chaque investisseur. Cela comprend le nom légal complet de l’investisseur, une adresse physique et une adresse postale. Le nombre d’actions que chaque investisseur détient actuellement fait également partie du détail de base. Dans certains cas, la profession de l’investisseur est inscrite au registre, ainsi que le prix payé pour chacune des actions actuellement en possession de chaque investisseur. Avec l’avènement des communications en ligne, il n’est pas inhabituel que les données d’un registre des actionnaires incluent également des informations telles qu’une adresse e-mail et un numéro de téléphone portable, bien que de nombreuses entreprises considèrent ce type de données comme facultatif plutôt que obligatoire.
Dans de nombreux pays, un type d’organisme de réglementation fixe des critères de base pour les informations contenues dans un registre des actionnaires. Par exemple, la Securities and Exchange Commission des États-Unis exige que certaines données soient conservées dans le registre pour toutes les actions qui sont négociées sur les bourses de ce pays. Les entreprises ne se limitent pas à inclure uniquement les données requises par une agence de réglementation. Cela signifie que si l’agence n’exige pas l’inclusion des adresses postales des actionnaires mais que les statuts de la société exigent que ces informations soient incluses, les adresses postales seront incluses avec toute information nécessaire pour se conformer aux normes de l’agence de réglementation.
Étant donné que les actions sont échangées quotidiennement, le processus de mise à jour d’un registre des actionnaires peut être une tâche ardue. Grâce à la technologie de communication électronique, le processus est beaucoup plus simple que par le passé. Bien que la mise à jour ne se produise pas en temps réel dans de nombreux cas, les entreprises mettent généralement à jour les registres pour capturer tous les achats ou ventes exécutés au cours des vingt-quatre dernières heures, bien que les organismes de réglementation de certains pays puissent exiger que les mises à jour se produisent à d’autres intervalles, comme comme hebdomadaire ou mensuel.