Les comptes débiteurs sont un concept selon lequel une entreprise accorde des prêts à court terme à ses clients. Par exemple, une entreprise vend des biens ou des services à crédit, obligeant le service des comptes clients à tenir des registres sur qui doit de l’argent à l’entreprise et quand les clients doivent payer les factures. D’autres tâches peuvent également exister dans ce service, telles que le rapprochement des comptes clients, l’équilibrage des comptes clients et la création de rapports chronologiques pour déterminer quels clients sont très en retard dans les paiements dans les comptes ouverts. Les petites entreprises peuvent ne pas avoir de véritable service pour les comptes débiteurs ; au lieu de cela, une seule personne gère ces tâches. Ce département est parmi les plus importants des cabinets comptables car ils contrôlent en partie la trésorerie d’une entreprise.
Offrir des comptes de crédit à court terme aux clients est un moyen pour une entreprise d’induire plus de ventes à ceux qui n’ont pas de liquidités disponibles. Une entreprise peut utiliser son service des comptes débiteurs pour effectuer des vérifications de crédit mineures sur les clients à la recherche de comptes commerciaux. Cela peut impliquer de vérifier les enregistrements avec d’autres fournisseurs qui ont offert des comptes de crédit commercial à des clients potentiels. Cet historique peut indiquer dans quelle mesure le client potentiel paiera ses factures. Le service des comptes clients peut ne pas prendre la décision finale sur les comptes créditeurs, laissant cette responsabilité au contrôleur.
Le travail quotidien dans un service des comptes clients est généralement répétitif, tout comme de nombreuses activités différentes dans un service de comptabilité. Les comptables trient le courrier chaque jour et recherchent les paiements des clients. S’il en existe, les comptables tamponnent la date de réception du paiement et remontent le compte du client dans le grand livre de l’entreprise. Un bref rapprochement peut être nécessaire pour déterminer les factures ouvertes couvertes par le chèque en termes de paiement. Si le client paie sur un relevé envoyé par l’entreprise, ce processus de rapprochement peut être plus facile car une partie du travail est déjà terminée.
Une fois que les comptables reçoivent les espèces des clients, rapprochent les comptes débiteurs et enregistrent les paiements, un rapprochement plus important peut être nécessaire. Cela peut commencer par la création d’un rapport d’ancienneté pour déterminer quels clients doivent encore de l’argent et l’âge des comptes ouverts. Des avis peuvent être envoyés aux clients extrêmement en retard, demandant le paiement immédiatement pour fermer les comptes débiteurs ouverts. Le service des comptes débiteurs est généralement responsable de l’exécution de cette activité sur une base mensuelle. Le rapprochement des comptes débiteurs de la société mère et du rapport d’ancienneté peut également être un projet mensuel.