Eine Effizienzabweichung ist die Differenz zwischen den Ressourcen, die in einem Geschäftsvorgang verwendet werden, und den Ressourcen, die im Geschäftsvorgang hätten verwendet werden sollen. Effizienzschwankungen treten in Unternehmen täglich auf und sollten überprüft werden, um festzustellen, wie gut das Unternehmen funktioniert. An einem Durchfahrtsfenster kann es beispielsweise pro Kunde durchschnittlich 5 Minuten dauern, aber kaputte Maschinen oder ungeschultes Personal können dies auf 10 Minuten oder mehr erhöhen. Während Fertigungs- und Produktionsunternehmen möglicherweise mehr Effizienzabweichungen aufweisen als andere Unternehmen, können Manager aus allen Branchen von Kontrollen profitieren, um die Ressourcenabweichungen in ihren Betriebsabläufen zu verfolgen. Materialeinsatz und Arbeitsaufwand sind zwei traditionelle Arten von Effizienzabweichungen in Fertigungs- und Produktionsbetrieben.
Die Abweichung des Materialverbrauchs wird mit zwei Methoden gemessen: Berechnung der Differenz der tatsächlich verwendeten Materialien und Berechnung der Preisdifferenz der verwendeten Materialien. Die Berechnung des Unterschieds bei den verwendeten Materialien ist wichtig, da die meisten Unternehmen eine bestimmte Menge an Ressourcen für die Herstellung von Waren verwenden müssen. Die Verwendung von mehr Materialien als nötig kann auf schlechte Produktionsmethoden hinweisen oder darauf hindeuten, dass das Unternehmen minderwertige Materialien für die Herstellung von Waren gekauft hat.
Unternehmen ermitteln die Kostenabweichung von Materialien, indem sie die in der Produktion verwendeten Materialien vom erwarteten Materialverbrauch abziehen und die Differenz mit den Materialkosten pro Einheit multiplizieren. Diese Effizienzabweichung kann günstig oder ungünstig sein, je nachdem, wie viel Material tatsächlich im Produktionsprozess eingesetzt wurde.
Die Arbeitseffizienzabweichungen werden nach einem ähnlichen Verfahren wie die Materialeinsatzabweichungen berechnet. Die Varianz der Arbeitseffizienz erzählt jedoch eine ganz andere Geschichte. Die Unternehmen planen, für eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern Produktionsarbeiter zu bestimmten Löhnen einzustellen. Unternehmen bestimmen, wie viele Arbeitsstunden für die Herstellung von Waren benötigt werden und vergleichen diese mit den tatsächlichen Arbeitsstunden im Produktionsprozess. Das Management überprüft, wie viele Arbeiter eingestellt wurden und welche Löhne an jeden Mitarbeiter gezahlt wurden, verglichen mit dem erwarteten Budget. Die Varianz der Arbeitseffizienz kann je nach Berechnung der Differenz der Arbeitsstunden günstig oder ungünstig sein.
Effizienzvarianzprüfungen finden sich in vielen verschiedenen Wirtschaftszweigen. Beispielsweise können Einzelhandelsgeschäfte die Checkout-Zeit jedes Kassierers verfolgen. In der Fast-Food-Branche können Restaurants messen, wie lange es dauert, bis jeder Kunde in der Durchfahrt bedient wird. Reparaturunternehmen schicken oft Mitarbeiter ins Außendienst und können die Effizienz messen, indem sie überprüfen, wie lange ihre Techniker mit Reparaturarbeiten verbringen.
Das Setzen unangemessener Effizienzziele kann Mitarbeiter ausbrennen, da sie schwierige Aufgaben in kurzer Zeit erledigen müssen. Umgekehrt können Unternehmen ihren Mitarbeitern Belohnungen anbieten, wenn sie durch intelligente und effiziente Mitarbeiterproduktionsmethoden das Standardziel des Unternehmens, einen effizienten Betrieb zu erreichen, konsequent erreichen.