Ziviles Personalmanagement ist ein Prozess, der von militärischen Organisationen verwendet wird, um den Überblick über die von ihnen beschäftigten Zivilisten zu behalten und mit ihnen zu arbeiten. Diese Systeme schaffen einen Puffer zwischen den militärischen Systemen und den nicht-militärischen Systemen und bieten sowohl Zugang zu Arbeitern als auch Sicherheit für den militärischen Geheimdienst. Ziviles Personalmanagement kann viele Formen annehmen; von einem Teil der Personalabteilung einer Militärbasis bis zum Computersystem, das die Informationen über die Zivilarbeiter enthält.
Es ist sehr ungewöhnlich, dass eine militärische Organisation nicht viele nichtmilitärische Personen hat, die neben den Soldaten ihre Aufgaben erfüllen. Diese Leute erledigen alles von der Hausmeisterarbeit über die Buchhaltung bis hin zur Leitung ganzer Abteilungen. Während einige dieser Arbeiter Ex-Militärs sind, die jetzt in einer unterstützenden oder beratenden Funktion arbeiten, haben viele von ihnen überhaupt keine militärische Ausbildung genossen. Dies führt zu einer grundsätzlichen Spaltung der Perspektiven und Erwartungen zwischen Zivilisten und Militärs.
Bei der Beschreibung einer Abteilung innerhalb einer militärischen Organisation ist die zivile Personalverwaltung fast immer ein Unterbereich der Personalabteilung. Diese Abteilung kümmert sich um die täglichen Aktivitäten der Zivilisten, die in dieser bestimmten Basis oder an einem bestimmten Projekt arbeiten. Abgesehen davon, dass nur ein Teil der Mitarbeiter verwaltet wird, ist dies fast dasselbe wie bei anderen Personalabteilungen. Der einzige wirkliche Unterschied besteht darin, dass Sie so eng mit staatlichen Vorschriften und Sicherheitsüberprüfungen umgehen.
In einem computergestützten zivilen Personalmanagementsystem sind die Komplexität und die Unterschiede viel größer als bei Standardmanagementsystemen. Der eklatanteste Unterschied ergibt sich aus den verwendeten Sicherheitsprotokollen. In vielen Unternehmenssystemen ist das gesamte System in einer einzigen Schutzbarriere enthalten. Militärische Systeme haben typischerweise zwei deutlich unterschiedliche Managementbereiche, einen für Militär und einen für zivile Arbeiter.
Diese beiden Systeme werden voneinander getrennt gehalten, weisen jedoch ein erhebliches Maß an Interaktion auf. Der Hauptgrund für diese Trennung ist die Sicherheit. Um sichere Informationen von zivilen Mitarbeitern und unerwünschten Zuschauern fernzuhalten, werden militärische Informationen von nicht-militärischen getrennt. Wenn ein System Informationen zu beiden Gruppen benötigt, überprüft das System die Benutzerfreigabestufen und erstellt dann einen kombinierten Datensatz mit den Informationen.
Der zweite Hauptgrund für die Trennung des zivilen Personalmanagements vom militärischen System sind die unterschiedlichen Methoden zur Führung der Mitarbeiter. In einem Standardunternehmen kann es im selben System Stunden- und Gehaltsempfänger geben, die sehr unterschiedliche Vergütungs- und Leistungspläne haben. Dies geht nicht einmal an die Unterschiede zwischen einem zivilen System wie diesem und einem, das militärische Informationen verwendet, heran. Die langfristige und vertraglich festgelegte Methodik hinter einem Militärvertrag macht ein ziviles System in vielen Fällen unangemessen.