Ein Prozessmanagementsystem ist eine Methodik, die typischerweise verwendet wird, um einen Geschäftsprozess zu planen, zu überwachen und zu verwalten. Der Begriff Prozessmanagement wird verwendet, um alle Schritte zu erklären, die befolgt werden, um die Kundenanforderungen besser zu verstehen und den kostengünstigsten Weg zu finden, um diese Anforderungen zu erfüllen. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Prozessmanagementsystem entweder eine Reihe von Schritten und Aufgaben oder ein Computersoftwaresystem sein kann. Unabhängig von der Art des Systems gibt es eine Reihe spezifischer Aufgaben und Schritte, die in der Regel durchgeführt werden müssen.
Jedes Prozessmanagementsystem umfasst typischerweise sechs Aufgaben, die alle der Reihe nach erledigt werden müssen. Die erste Aufgabe besteht darin, den Prozess zu definieren, die Bedürfnisse des Kunden sowie die Risiken und Herausforderungen für die Organisation bei der Erfüllung dieser Bedürfnisse zu verstehen. Ein klar definierter Prozess ist in der Regel unerlässlich, da das Team der Business-Analysten während der Projektdauer immer wieder auf diesen Punkt zurückkommen wird.
Den idealen Prozess zu visualisieren ist die nächste Aufgabe. Dieser Prozess erfordert ein klares Verständnis des Prozesses, der Industriestandards, der behördlichen Vorschriften und aller anderen Regeln, die den Geschäftsprozess regeln. Neben dem Verständnis der Anforderungen von Drittanbietern müssen auch die aktuelle Struktur der Organisation und bereits vorhandene Systeme berücksichtigt werden.
Metriken sind der beste Weg, um eine Baseline des aktuellen Geschäftsprozesses zu entwickeln und zu bestimmen, wie die Anwendung eines Prozessmanagementsystems den Geschäftsbetrieb unterstützen wird. Insbesondere sind Angaben zu Fluktuationsrate, Bearbeitungszeit, Reaktionszeit des Kunden sowie allfällige Verzögerungen oder Engpässe zu dokumentieren. Auf diese Werte wird bei der Implementierung des Prozessmanagementsystems Bezug genommen und sie sollten verwendet werden, nachdem Änderungen implementiert wurden, um den Erfolg des Prozesses zu bewerten.
Interne Kontrollen sind in jedem Prozess erforderlich, und die aktuellen Kontrollen müssen in der Regel dokumentiert werden. Beim Einsatz eines Prozessmanagementsystems ist es unerlässlich, die Entwicklung und Implementierung interner Kontrollen in das System einzubeziehen. Diese Kontrollen sind erforderlich, um den Zugriff zu verwalten, Prüfpfade bereitzustellen und die Organisation zu unterstützen.
Bei der Implementierung eines Prozessmanagementsystems gibt es zwei Arten von Berichten, die entwickelt werden. Aktivitätsberichte werden in jeder Phase bereitgestellt und an Stakeholder und Geschäftsprozessverantwortliche verteilt. Zweck dieser Berichte ist es, alle über den Stand des Projekts zu informieren und alle dabei gewonnenen Erkenntnisse zu dokumentieren. Der zweite Berichtstyp basiert auf den aufgetretenen Transaktionen, identifizierten Problemen, Fluktuationsraten und anderen Werten, die normalerweise zur Leistungsmessung verwendet werden.