Ein Incumbency Certificate ist ein Dokument, das die leitenden Angestellten einer Gesellschaft und die Positionen, die sie besetzen, auflistet. Solche Dokumente werden in der Regel von Firmensekretären erstellt und müssen laut Gesetz der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Personen, die Informationen über die Amtsinhaber einer Gesellschaft wünschen, können beim Sekretariat eine Kopie der Amtsinhaberbescheinigung anfordern. Diese Informationen werden nach Bedarf aktualisiert, um die Reorganisation des Unternehmens widerzuspiegeln, und werden auch bei den staatlichen Aufsichtsbehörden eingereicht, um diese über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten.
Der Begriff „Amtsträger“, der „Amtsinhaber“ bedeutet, wird häufig in der Politik verwendet, bezieht sich aber auch auf die leitenden Angestellten eines Unternehmens, wie den Präsidenten, den Finanzvorstand und den Vorstandsvorsitzenden. Die Organisationsstruktur eines Unternehmens kann unterschiedlich sein, und daher sind die Berufsbezeichnungen der Amtsinhaber nicht immer einheitlich und die Aufgabenverteilung zwischen zwei Personen mit derselben Position in verschiedenen Unternehmen muss nicht unbedingt konsistent sein.
Corporate Secretary sind für die Führung von Unternehmensunterlagen verantwortlich. Diese Aufzeichnungen sind normalerweise gesetzlich vorgeschrieben, und die Arbeit des Sekretärs unterstützt die anderer leitender Angestellter, die rechtliche Dokumente einreichen und Informationen über historische Ereignisse in einem Unternehmen bereitstellen müssen. In Fällen, in denen der Sekretär als Amtsinhaber gilt, kann es erforderlich sein, dass ein anderer Beamter die Amtsbescheinigung gegenzeichnet, damit sie gültig ist. Andernfalls ist auf dem Dokument nur die Unterschrift der Sekretärin erforderlich.
Das Amtszertifikat listet einfach Namen und Berufsbezeichnungen auf, ohne zusätzliche persönliche Informationen. Wie andere öffentliche Einreichungen fördert es die Transparenz, indem es Informationen darüber, wie ein Unternehmen organisiert und geführt wird, für die Öffentlichkeit, die ein Interesse haben könnte, leicht zugänglich macht. Dies können Aktionäre sowie andere Unternehmen und Personen sein, die sich mit der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens beschäftigen. Im Falle einer Umstrukturierung oder Neueinstellung können die Personen eine neue Kopie der Betriebsbescheinigung anfordern, um aktuelle Informationen über die leitenden Angestellten des Unternehmens zu erhalten.
Incumbency-Zertifikate können für alles verwendet werden, von der Feststellung, wen in einer Klageschrift zu verklagen ist, bis hin zu mehr Informationen über die interne Organisation eines Unternehmens. Andere öffentliche Einreichungen wie ein Prospekt können auch für die Recherche eines Unternehmens nützlich sein. Diese Informationen gelten nicht als urheberrechtlich geschützt und müssen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden, unabhängig davon, wer danach fragt. Personen, die um Informationen bitten, müssen auch nicht angeben, warum sie interessiert sind oder wie die Informationen verwendet werden.