Ein Zahlungsbeleg ist ein einfaches Dokument, das bestätigt, dass die Zahlung im Austausch für Waren oder Dienstleistungen eingegangen ist. Dies kann so einfach sein wie das, was eine Person beispielsweise nach einem Einkauf im Lebensmittelgeschäft erhält. Unternehmen verwenden Zahlungsbelege unter anderem auch für Produktlieferungen oder unabhängige Auftragnehmer, um sicherzustellen, dass beide Parteien den Nachweis haben, dass die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden. Einige Unternehmen kombinieren eine Quittung mit einer Rechnung und vermerken einfach am Ende des vorhandenen Dokuments, dass die Zahlung erfolgt ist. Dies kann die Ablage etwas erleichtern.
Der Zweck dieser Quittung besteht in jedem Fall darin, zu überprüfen, ob der richtige Betrag für die richtigen Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt wurde. Grundsätzlich enthält ein Zahlungsbeleg den Namen und die Adresse des Geschäfts, das Kaufdatum und eine Beschreibung des Artikels. Darin enthalten sind auch der bezahlte Preis und eventuell hinzugekommene Steuern sowie die Zahlungsmethode, wie Bargeld, Scheck oder Kreditkarte. Wer nach einem Kauf eine Quittung erhält, sollte schnell überprüfen, ob die angezeigten Beträge korrekt sind; Dies gilt insbesondere, wenn für den Kauf eine Kreditkarte verwendet wurde, bei der eine fehlerhafte Abbuchung ein großes Problem darstellen könnte.
Zwischen Unternehmen verwendet ein Zahlungsbeleg ähnliche Prinzipien wie grundlegende Belege, die von Geschäften erhalten werden. Es enthält dieselben Informationen, obwohl die Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen detaillierter sein kann. Es kann auch eine Rechnungsnummer enthalten, wenn es einer bestimmten Rechnungsnummer zugeordnet ist. Quittungsempfänger sollten jedoch grundsätzlich Kopien aufbewahren, um sicherzustellen, dass die anderen nicht verändert werden.
Jeder, der Anbieter für ein besonderes Ereignis wie eine Hochzeit oder Party bucht, sollte auch eine Zahlungsquittung für alle getätigten Anzahlungen erhalten, beispielsweise für einen Floristen oder Caterer. In der Quittung wird in der Regel der bezahlte Betrag sowie der bis zum Datum der Zustellung noch geschuldete Betrag angegeben. Es ist wichtig, alle Quittungen aufzubewahren, aber diese sind besonders wichtig, weil sie auch als Form eines Vertrags zwischen zwei Parteien dienen. Wird der Vertrag nicht eingehalten, kann der Zahlungsbeleg als Nachweis dienen, falls eine gerichtliche Auseinandersetzung erforderlich wird.