Finanzbuchhaltungssysteme können manuelle Systeme sein, in der Regel handelt es sich jedoch um Softwareprogramme. Normalerweise ist ein Finanzbuchhaltungssystem ein Teil eines größeren Softwaresystems, das der Bereitstellung allgemeiner Verwaltungsdienste für eine Organisation gewidmet ist, aber es können auch eigenständige Programme sein. Buchhaltungssysteme können nach der Art der Organisation, die sie verwendet, der Methode zur Organisation der Finanzen und der Art und Weise, wie das Buchhaltungssystem Transaktionen erkennt, einschließlich des Erwerbs von Bargeld und der Durchführung von Zahlungen, klassifiziert werden. Übliche Arten von Finanzbuchhaltungssystemmethoden umfassen Prozess-, Konten- und Transaktionsanalysesysteme. Diese Systeme können auch an die Art der Organisation angepasst werden, unabhängig davon, ob es sich bei der Organisation um eine Behörde, eine Schule oder ein Einzelhandelsunternehmen handelt.
Die von diesen Systemen durchgeführten Prozesse sind vielfältig, umfassen jedoch Cash-Management-Verfahren, Gehaltsabrechnungsverfahren und Steuerverfahren. Sie können auch die Ausgaben der Mitarbeiter abwickeln, einschließlich der Erstattung von Arbeitskosten wie Mahlzeiten und Reisen. Je nach Organisation kann ein Finanzbuchhaltungssystem zusätzliche Funktionen enthalten, um andere Aspekte des Tagesgeschäfts abzuwickeln.
Die Funktionen variieren zwischen den Systemen, was bedeutet, dass kein System für alle Arten von Organisationen am besten geeignet ist. Es ist wichtig, die Fähigkeiten eines Buchhaltungssystems mit den Bedürfnissen seines Benutzers abzustimmen. Beispielsweise verwalten Finanzbuchhaltungssysteme für Bildungseinrichtungen in der Regel neben der Abwicklung von Finanzbeiträgen auch die Betriebsfinanzen. Die Finanzen einer Schule oder Universität würden Bildungs- und allgemeine Ausgaben umfassen, während ein Buchhaltungssystem für ein Einzelhandelsunternehmen möglicherweise Kategorien für Rohstoffe und Einzelhandelsverkäufe verwalten muss.
Die richtige Art von Buchhaltungssystem ist besonders wichtig, wenn es um die Finanzierung einer großen Organisation wie einer Universität oder eines öffentlichen Schulsystems geht. Bei der Handhabung von Finanzierungsarten für eine Bildungseinrichtung können die Kategorien Darlehen, Stiftungen und Finanzierungen von Regierungsorganisationen umfassen. Diese Finanzierungsquellen müssen häufig separat erfasst und verarbeitet werden, da einige Fonds eingeschränkte Zwecke oder Finanzierungsbedingungen haben, die die Art und Weise ändern, wie ein Buchhalter seine Transaktionen aufzeichnen muss.
Finanzbuchhaltungssysteme unterscheiden sich oft, wenn sie für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Systeme zur Analyse der Finanzen eines Unternehmens zu Investitionszwecken durch einen Benutzer außerhalb des Unternehmens würden sich in Schnittstelle und Funktion von Management-Buchhaltungssystemen unterscheiden, die die Aufgaben der Eingabe von Finanzdaten und der Verwendung von Finanzinformationen innerhalb des Unternehmens übernehmen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass ein Investor, der sich Finanzinformationen für ein Unternehmen ansieht, andere Informationen und Funktionen benötigt, als ein Unternehmensleiter von internen Finanzmanagementsystemen verlangt.
Die Softwareprogramme, die über Finanzbuchhaltungssysteme verfügen, weisen im Allgemeinen Funktionen auf, die Personal-, Planungs- und Prozessmanagementfunktionen umfassen. Multifunktions-Management-Softwaresysteme sind so konzipiert, dass sie es einer Organisation ermöglichen, Informationen über mehrere Abteilungen des Unternehmens hinweg zu integrieren und auszutauschen. Mithilfe dieser Art von Systemen kann eine Organisation wie eine Schule Informationen direkt von der Verwaltung eingeben lassen, die allen berechtigten Parteien innerhalb des Systems zur Verfügung stehen, wodurch der Betrieb beschleunigt und möglicherweise die Genauigkeit der Informationen innerhalb des Systems erhöht wird.