Die Bestimmung der besten Ingenieurbüros für ein Projekt ist einfacher, wenn während des Auswahlprozesses formale Projektmanagementverfahren befolgt werden. Ingenieurbüros werden für eine Vielzahl von Aufgaben eingestellt, die von angewandten Forschungsaktivitäten bis hin zum Entwurf und Bau von Großanlagen reichen. Die Leistungen der Berater werden durch die Erstellung einer Ausschreibung (RFP) und anschließende Auswertung der Antworten erworben. Der RFP-Prozess, der auch von Beratern verfasst werden kann, muss von Personen geleitet werden, die auf ihrem Gebiet gut qualifiziert sind und die gewünschten Ergebnisse kennen. Qualitätskontrollmaßnahmen erfordern, dass das Auswahlteam frühere Arbeitszeugnisse der führenden Bewerber für die Stelle bewertet.
Die vom Auswahlteam befolgten Projektmanagementverfahren umfassen die rechtzeitige Vorbereitung der Ausschreibung, die Einrichtung einer Kommunikationsmöglichkeit mit den interessierten Bietern und einen Mechanismus, um zusätzliche Arbeiten oder einen anderen Ansatz des Bieters zuzulassen oder zu verbieten. Darüber hinaus müssen die Planer ihren Zeitplan für die Einreichung und Analyse der Antworten mitteilen. Oft, wenn auch nicht immer, werden auch die Bewertungskriterien offengelegt.
Das RFP ist das Dokument, das das Projekt den interessierten Ingenieurbüros vermittelt. Der Arbeitsumfang ist das entscheidende Element der Ausschreibung und des gesamten Auswahlverfahrens. Wenn das Ziel des Projekts klar definiert ist, werden die Ingenieure oft selbst ein Angebot ablehnen, wenn sie feststellen, dass das Projekt nicht in ihrem Fachgebiet liegt.
Der Umfang beschreibt den Anfangs- und Endpunkt des Projekts. Es wird alles enthalten, was über den Prozess oder das Projekt bekannt und unbekannt ist, sodass die Ingenieure die Test- oder Versuchsarbeiten durchführen können, die sie in ihren Vorschlag aufnehmen können. Ein gut geschriebener Scope wird das Ergebnis des Projekts so detailliert abbilden, dass für alle Parteien leicht zu erkennen ist, wann das Projekt abgeschlossen und von akzeptabler Qualität ist. Der Rest der Ausschreibung beschreibt die auszuführenden Arbeiten, die zu erbringenden Leistungen, die Erwartungen an die Qualitätskontrolle und die erforderlichen Fälligkeitstermine für verschiedene Meilensteine.
Die Arbeitsaufgaben sind in der Regel in einer Hierarchie von Zielen und Teilzielen, einem sogenannten Projektstrukturplan (PSP) gegliedert. Die Arbeit beim Entwurf eines WBS sichert den Planern, dass das Projekt umfassend ist und keine Elemente vergessen wurden. Bieter verwenden den WBS als leicht verständliche Möglichkeit, ihre Antwort und eine Checkliste zur Vollständigkeit zu präsentieren.
Die Auswahlkommission muss die Bewerber anhand von mehr als den schriftlichen Unterlagen bewerten, um sicher zu sein, dass die besten Ingenieurberater ausgewählt werden. Frühere Projekte ähnlicher Art sollten, falls vorhanden, untersucht werden, um die Fähigkeit der Berater zu ermitteln, zeitnahe und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern. Viele Projekte beinhalten Zwischenpunkte der Evaluierung, um festzustellen, ob die Ergebnisse zielführend sind. Manchmal werden Anreize gesetzt, um die Einhaltung von Zeitplänen zu fördern.
Nach Abschluss des RFP-Verfahrens kann das Projekt nicht unbedingt vergeben werden. Das Management entdeckt oft fehlende Verknüpfungen im Projekt, die bei der Überprüfung der Antworten offensichtlich wurden. Die Begutachtung des Projekts durch mehrere unbeteiligte Expertenteams kann auf Mängel oder fehlende Informationen hinweisen. Manchmal werden die besten technischen Berater durch das Lesen der Antwort entdeckt, die die unvollständigen Daten oder die schlechten Annahmen der ursprünglichen Ausschreibung aufzählt.