Viele Leute haben die Wörter Team und Gruppe synonym verwendet, aber es gibt tatsächlich eine Reihe von Unterschieden zwischen ihnen in realen Anwendungen. Eine Reihe von Führungskursen, die für die Unternehmenswelt entwickelt wurden, betonen beispielsweise die Bedeutung des Teambuildings und nicht des Gruppenbuildings. Die Stärke eines Teams hängt von der Gemeinsamkeit des Ziels und der Interkonnektivität zwischen den einzelnen Mitgliedern ab, während die Stärke einer Gruppe aus der bloßen Menge oder der Bereitschaft bestehen kann, die Befehle eines einzelnen Leiters auszuführen.
Es ist oft viel einfacher, eine Gruppe zu bilden als ein Team. Wenn Sie beispielsweise einen Raum mit professionellen Buchhaltern haben, könnten diese nach Geschlecht, Erfahrung, Fachgebieten, Alter oder anderen gemeinsamen Faktoren gruppiert werden. Die Bildung einer Gruppe auf der Grundlage einer bestimmten Gemeinsamkeit ist nicht besonders schwierig, obwohl die Wirksamkeit der Gruppen unterschiedlich sein kann. Die zwischenmenschliche Dynamik einer Gruppe kann von völliger Kompatibilität bis hin zu völliger Intoleranz reichen, was die Konsensbildung für eine Führungskraft sehr schwierig machen könnte.
Ein Team hingegen kann viel schwieriger zu bilden sein. Mitglieder können aufgrund ihrer komplementären Fähigkeiten ausgewählt werden, nicht einer einzigen Gemeinsamkeit. Ein Geschäftsteam kann beispielsweise aus einem Buchhalter, einem Verkäufer, einem Geschäftsführer und einer Sekretärin bestehen. Jedes Mitglied hat einen Zweck und eine Funktion, daher hängt der Gesamterfolg von einer funktionalen zwischenmenschlichen Dynamik ab. In der Regel gibt es bei einer solchen Zusammenarbeit nicht so viel Raum für Konflikte.
Der Erfolg einer Gruppe wird oft an ihren Endergebnissen gemessen, nicht unbedingt an dem Prozess, der verwendet wird, um zu diesen Ergebnissen zu gelangen. Eine Gruppe kann zu gleichen Teilen Diskussionen, Argumentationen und Gruppenzwang einsetzen, um einzelne Mitglieder zu einem Konsens zu führen. Eine Trial Jury wäre ein gutes Beispiel für eine Gruppe in Aktion, kein Team. Der Vorarbeiter übernimmt die Führungsrolle und versucht, 11 andere Meinungen in eine einstimmige Entscheidung umzuwandeln. Da sich die Jurymitglieder meist nicht persönlich kennen, wird selten versucht, eine Teamdynamik aufzubauen. Der Entscheidungsprozess für ein Urteil ist das Ergebnis einer Gruppenzusammenarbeit.
Im Vergleich dazu verlässt sich ein Team nicht auf „Gruppendenken“, um zu seinen Schlussfolgerungen zu gelangen. Ein Unfalluntersuchungsteam wäre ein gutes Beispiel für eine reale Teamdynamik. Jedes Mitglied ist beauftragt, einen Aspekt des Unfalls zu bewerten. Der Sachverständige für Unfallrekonstruktion muss sich beispielsweise nicht mit dem Sachverständigen für forensische Beweise beraten. Die Mitglieder nutzen ihre individuellen Fähigkeiten, um zu einem zusammenhängenden Ergebnis zu kommen. Es kann ein Teammitglied geben, das als Moderator für den Prozess fungiert, aber nicht unbedingt ein bestimmter Leiter.
Gruppenbildung kann buchstäblich nur wenige Minuten dauern, aber Teambildung kann Jahre dauern. Einzelne Mitglieder einer Gruppe haben oft die Möglichkeit, wegzugehen, wenn ihre Dienste oder Beiträge unnötig werden. Die Abwesenheit eines Teammitglieds kann die Leistungsfähigkeit anderer Mitglieder ernsthaft beeinträchtigen, daher ist es nicht ungewöhnlich, dass einzelne Mitglieder eine außergewöhnlich starke Bindung zum Team als Ganzes eingehen. Eine militärische Eliteeinheit wie die US Navy SEALS oder die Army Rangers könnten als Beispiele für Teambuilding vom Feinsten angesehen werden.