Der Kommunikationsprozess ist eine Abfolge von Ereignissen, bei denen ein Sender eine Nachricht an einen Empfänger übermittelt. Die Nachricht kann verbal oder nonverbal sein, solange der Empfänger sie verstehen kann. Der Prozess umfasst mehrere Schritte: Kodierung, Übertragungsmedium, Dekodierung und Rückmeldung. Der Absender wählt ein Format für die Nachricht aus, „codiert“ sie in diese Form und wählt dann ein Medium oder eine Übertragungsmethode aus und verwendet es. Wenn der Empfänger die Nachricht erhält, wird sie „entschlüsselt“ und es erfolgt eine Rückmeldung.
Zu den notwendigen Komponenten, die für den Kommunikationsprozess vorhanden sein müssen, gehören der Absender, der Empfänger und die Nachricht. Der Absender ist die Person oder Gruppe, die Informationen übermitteln muss und die Nachricht überträgt. Die Nachricht kann viele Formen annehmen, z. B. Schrift, Bilder, Gesten oder Sprache. Für eine effektive Kommunikation ist es wichtig, dass die Botschaft leicht verständlich ist. Der Empfänger ist die Person oder Gruppe, die die Nachricht erhält, sie versteht und gegebenenfalls antwortet.
Der erste Schritt im Kommunikationsprozess wird als Kodierung bezeichnet. Dies ist, wenn die Botschaft von einem Gedanken im Kopf einer Person in eine Form umgewandelt wird, die von anderen verstanden werden kann. Die Nachricht kann aufgeschrieben, gesprochen oder sogar nonverbal oder wortlos wie Gesten oder ein Bild sein. Sobald die Nachricht verschlüsselt wurde, sollte sie in einer Form vorliegen, die empfangs- und verständlich ist.
Nachdem die Nachricht für die Übertragung vorbereitet wurde, muss sie gesendet werden. Dieser Teil des Kommunikationsprozesses wird als Übertragungsmedium bezeichnet. In diesem Schritt wählt der Absender die beste Methode zum Versenden der Nachricht aus und überträgt sie. Eine schriftliche Nachricht kann beispielsweise in Form einer E-Mail oder eines Geschäftsberichts vorliegen, der ausgedruckt und per Hand zugestellt wird. Eine verbale Nachricht kann ein Telefongespräch oder eine Rede vor einem Publikum sein, und eine nonverbale Nachricht, wie beispielsweise ein Bild, kann durch Veröffentlichung im Internet oder Aufhängen in einem Museum übertragen werden.
Nachdem die Nachricht übertragen wurde, erfordert der nächste Schritt im Kommunikationsprozess eine Dekodierung. Dies geschieht, sobald der Empfänger die Nachricht erhält, untersucht und mit Vorkenntnissen und Erfahrungen interpretiert. Auf diese Weise entwickelt der Empfänger ein Verständnis für die Bedeutung der Nachricht, das teilweise auf seinem eigenen Hintergrund basiert. Schließlich ist das Feedback der letzte Teil des Prozesses, in dem der Empfänger auf die Nachricht antwortet und damit Verständnis signalisiert.