Wenn Sie ein Memorandum schreiben müssen, machen Sie sich keine Sorgen, denn es ist nicht schwierig. Die grundlegenden Teile eines Memorandums sind die Überschrift, die Nachricht oder der Hauptteil, die Referenzinitialen und gegebenenfalls Notationen. Memos werden in der Regel innerhalb eines Unternehmens oder Büros verwendet, wobei formelle Geschäftsbriefe die bevorzugte Methode für die externe Kommunikation sind.
Denken Sie beim Schreiben eines Memorandums daran, dass der Ton weniger förmlich ist als der eines Briefes. Die in Briefen verwendete Anrede (Sehr geehrter Herr…) und Schluss (Mit freundlichen Grüßen…) sind in einem Memo nicht erforderlich. Der Kopfbereich enthält den Namen der Person(en), die das Memorandum erhalten, den Betreff, das Datum und den Namen des Absenders. Der ältere Begriff, der für die Betreffzeile verwendet wurde, war Re: und bedeutete „in Bezug auf“. Das Format eines Memos besteht aus Absätzen im Blockstil mit einer Leerzeile dazwischen.
In der Regel der Absender der Memoinitialen in Tinte neben seinem Namen in der Überschrift. Dieser Schritt ist eher eine Formalität und zeigt an, dass das Memo tatsächlich von dieser Person gesendet wird. Dies kann vor dem Anfertigen von Kopien erfolgen.
Wenn eine andere Person als der Absender das Memo eingegeben hat, werden die Initialen dieser Person häufig unter dem Text oder der Nachricht des Memos angezeigt. Der Notationsbereich enthält gegebenenfalls das Wort „Anhang“. Wenn Sie ein Memo schreiben, wird der Begriff Anhang anstelle des Begriffs Anlage verwendet.
Der Hauptteil oder die Nachricht eines Memos enthält sachliche, detaillierte Informationen über den Zweck des Memos, zu ergreifende Maßnahmen usw. Ein Memo sollte im Allgemeinen nicht mehr als ein Thema behandeln. Ein Memo ist im Allgemeinen immer eine Seite oder weniger. Wenn das Memo viele Informationen enthalten soll, können Aufzählungslisten von Vorteil sein.
Was den Stil angeht, wenn Sie ein Memorandum schreiben müssen, verwenden Sie die aktive Stimme anstelle des Passivs und verwenden Sie aktive Verben. Um ein Memorandum zu schreiben, sollten Sie beim Erstellen Ihres Memos Ihr Publikum berücksichtigen. Lesen Sie Ihr Memo sorgfältig Korrektur und entfernen Sie unnötiges Gerede.