Ein Protokollbuch ist ein Binder oder gebundenes Buch, das dauerhafte und detaillierte Berichte über Beratungen und Beschlüsse enthält. Protokollbücher werden während der offiziellen Besprechungen oder rechtlichen Ereignisse einer Firma geschrieben. Sie können auch in Unternehmen verwendet werden, um den Ablauf von Sitzungen aufzuzeichnen.
Traditionell sind diese Bücher handgeschrieben und haben fortlaufend nummerierte Seiten, die sicher gebunden wurden. Dieser Prozess soll vor betrügerischen Aktivitäten schützen. Einige Rechtspraxen führen noch immer handgeschriebene Bücher, sowohl als Anspielung auf die Tradition als auch als zuverlässiges Mittel, um Manipulationen zu verhindern.
Gesetzlich sind eingetragene und eingetragene Firmen verpflichtet, ein aktuelles Protokollbuch zu führen. Diese Bücher sind am offiziellen, eingetragenen Firmensitz oder der juristischen Anschrift einer Firma aufzubewahren. Sie müssen jedem Mitglied einer Firma zugänglich gemacht werden.
Gerichtsvertreter können auch mit der Führung eines Protokollbuches beauftragt werden. Abgeordnete können das Buch aktualisieren, wenn Anhörungen und Prozesse unter einem Richter stattfinden. Die Stellvertreter werden als vertrauenswürdige Verwahrer dieser Aufzeichnungen gewählt.
Der Beginn des technologischen Zeitalters hat die Art und Weise verändert, wie einige mit Minutenbüchern umgehen. Unternehmen können sich beispielsweise darauf verlassen, dass jemand Minuten auf einem Computer eintippt, ausdruckt und dann die Ausdrucke mit fortlaufend nummerierten Seiten in die Bücher einträgt. Unternehmen mit einer großen Anzahl von offiziellen Sitzungen könnten diese Art der Buchführung durchaus akzeptabel finden.
Die Protokollbücher von Unternehmen können Unternehmensdokumente und Aufzeichnungen enthalten. Diese können Satzungen, Satzungen, Jahresberichte und Beschlüsse von Direktoren und Aktionären umfassen. Sie können auch Informationen über den Ablauf von Versammlungen zwischen Aktionären und Direktoren enthalten, einschließlich der vereinbarten Maßnahmen und der gefassten Beschlüsse.
Eine Abweichung von der standardmäßigen, traditionellen Protokollführung kann die Manipulation von Protokollbüchern relativ einfach machen. Wenn Sie beispielsweise einen Lose-Blatt-Ordner als Protokollbuch aufbewahren, lädt jeder zum Manipulieren ein, da jeder einfach eine Seite herausnehmen und eine andere Seite in den Ordner legen kann. Wenn eine Organisation es vorzieht, ein Loseblatt-Buch zu führen, müssen bestimmte Vorkehrungen getroffen werden, um sicherzustellen, dass das Buch sicher aufbewahrt wird und Manipulationsmöglichkeiten minimiert werden.
Um die Integrität eines Loseblattbuchs zu schützen, sollten Buchhalter ein System in Betracht ziehen, bei dem jede Seite des Protokolls fortlaufend nummeriert wird. Ebenso sollten einzelnen Meetings fortlaufende Nummern zugeordnet sein. Sogar die winzigen Artikel selbst sollten nummeriert sein. Schließlich sollte auf jeder Seite die Unterschrift einer bevollmächtigten Person verlangt werden, die das Protokoll gelesen und deren Echtheit überprüft hat.