La scrittura di offerte è una parte necessaria della sopravvivenza e dell’esistenza per molte aziende. Le aziende devono vincere le offerte per rimanere in affari e le proposte di offerta vengono fatte attraverso la scrittura delle offerte. Le fonti di finanziamento a cui si applicano le offerte sono limitate, rendendo obbligatoria una buona offerta scritta. Garantire questi fondi per una società è anche un processo difficile e competitivo, poiché tutte le aziende hanno bisogno di denaro in un momento o nell’altro.
La scrittura di offerte è un’abilità che può essere raffinata e rafforzata con il tempo e la pratica. Alcune aziende hanno i propri autori di offerte all’interno dell’azienda, mentre altri usano servizi che scrivono offerte, richieste di proposte e modelli di offerte. La richiesta di proposta (RFP) è un documento che fa parte del processo di offerta utilizzato per inviare una proposta per un servizio specifico. Una richiesta di modello di proposta è in genere simile a un modello di offerta o modello di proposta generale. Si tratta di formati di base che lo scrittore di offerte può utilizzare come punto di partenza e da lì adattare lo stile e il linguaggio di scrittura alla società che rappresenta.
Poiché la stesura delle offerte di solito deve essere effettuata in tempi stretti per garantire i fondi necessari, le aziende spesso si rivolgono ai servizi di scrittura per scrivere le offerte per loro. Questi servizi includeranno spesso consulenza in materia di offerte, un questionario di prequalifica, RFP, presentazione di un invito a presentare offerte (ITT), revisione di bozze, revisione, ricerca, preparazione di tutti i documenti e formazione alla presentazione. A volte l’azienda deve presentare la propria offerta prima che il gruppo fornisca il finanziamento. L’organizzazione che si occupa della stesura dell’offerta è spesso disposta a fornire sessioni di formazione per l’azienda sulle migliori tattiche e strategie da utilizzare per presentare l’offerta.
Prima che possa avvenire la stesura delle offerte, un’azienda deve raccogliere tutti i propri registri e dati finanziari, inclusi dichiarazioni fiscali e informazioni sui salari. È inoltre necessario ottenere un modulo di offerta e un foglio di proposta di offerta, che descrivano tutte le regole da seguire nell’offerta. La persona o l’organizzazione che scrive l’offerta deve anche tenere conto dei rapporti di ispezione. Spesso, le offerte non saranno nemmeno prese in considerazione a meno che l’offerta non contenga un rapporto di ispezione appropriato dell’edificio o dell’ufficio da cui viene emessa l’offerta.
Tutti i termini dell’offerta devono essere indicati esplicitamente nel documento poiché la corrispondenza verbale non è sempre rispettata. Il miglior consiglio per la stesura delle offerte è di occuparsene presto. Non aspettare che la scadenza si avvicini perché l’offerta verrà affrettata e i valutatori noteranno. Le offerte dovrebbero essere ben pianificate; questo è spesso meglio realizzato mediante l’uso di uno schema prima che la scrittura abbia luogo. Assicurati che la scrittura sia convincente e accattivante, poiché le offerte di maggior successo attirano immediatamente l’attenzione dei lettori.