Un modulo di offerta è in genere richiesto da qualsiasi impresa che risponde a una procedura di gara per progetti di costruzione o ristrutturazione. Il layout effettivo del modulo e le informazioni richieste sono forniti dall’organizzazione di gara. Nei progetti di costruzione e ristrutturazione, è molto comune che le risposte all’appalto includano progetti, piani di progetto, costi, specifiche dettagliate e una serie di altre informazioni. Lo scopo di questo modulo è fornire un riepilogo di una pagina delle informazioni essenziali relative all’offerta.
Sebbene i dettagli possano variare, il modulo di offerta è diviso in quattro sezioni: invio delle informazioni di contatto dell’azienda, dettagli del progetto, dettagli dell’offerta e note essenziali. Le aziende esperte richiedono ai fornitori di preparare due copie del modulo di offerta prima della presentazione. Al ricevimento della risposta all’offerta, entrambe le copie sono timbrate con l’ora e la data di ricezione e firmate da un rappresentante debitamente autorizzato dell’impresa appaltante. Una copia è allegata alla presentazione e l’altra è restituita al venditore. Questo modulo di offerta è quindi parte del pacchetto complessivo, fornendo prova di ricezione, in caso di controversia in seguito.
La prima sezione del modulo di offerta include le informazioni pertinenti sulla società presentatrice. Ciò include il nome legale e operativo della società, l’indirizzo della sede centrale, il codice fiscale, i contatti primari e secondari, nonché i numeri di telefono, e-mail e fax. Se lo stato richiede a tutte le imprese di costruzione o ristrutturazione di avere licenze o permessi, i numeri dovrebbero essere inclusi nel modulo di offerta. Se la società è un unico proprietario o una società di persone, devono essere elencati anche i nomi dei proprietari. Queste informazioni non sono richieste per le società incorporate.
I dettagli del progetto dovrebbero includere il numero di gara, il nome della società appaltante e le informazioni di contatto. Molte aziende includono la panoramica o la sinossi del progetto in questa sezione, copiata direttamente dai documenti di gara. Lo scopo di includere la sinossi è identificare chiaramente il progetto a cui si riferisce l’offerta.
I dettagli sull’offerta sono in genere il valore totale in dollari e qualsiasi esclusione specifica. Ad esempio, un progetto di appalto per la progettazione e la costruzione di un ponte può includere il valore totale in dollari del progetto, più una dichiarazione che i costi per la valutazione ambientale e l’approvazione non sono inclusi. Queste informazioni sono una parte essenziale dell’offerta e devono essere chiaramente definite.
Le note essenziali forniscono informazioni che fanno parte dell’offerta, ma sono soggette a modifiche. Le informazioni sui potenziali ritardi nell’orario di inizio del progetto, a causa di uno sciopero in corso o dell’indisponibilità dei materiali, sono generalmente incluse in questa sezione. Queste condizioni sono le stesse per tutti i provider, ma devono essere definite nella risposta.
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