Un modello di offerta ? un formato di documento di contorno utilizzato dalle organizzazioni che si presentano per ricevere finanziamenti per un progetto o per vincere un progetto commerciale. In alcuni casi, esiste un modello di offerta standard emesso dall’organizzazione che sta prendendo in considerazione le offerte concorrenti. In altri casi, gli offerenti possono avere i propri modelli utilizzati per le offerte in pi? scenari.
La forma pi? semplice di modello di offerta ? quella inclusa nel software per documenti di ufficio commerciale o prodotta in modo indipendente. Di solito si tratta semplicemente di schemi di documenti che includono la maggior parte dei problemi coperti da un’offerta formale. In alcuni casi, il modello pu? essere impostato per funzionare con un database aziendale in modo che il computer possa recuperare e inserire automaticamente le informazioni pertinenti. L’utilizzo di questo tipo di modello pu? essere un’opzione semplice e facile, in particolare per le organizzazioni a corto di risorse, ma non sempre fornisce tutte le informazioni che l’organizzazione di offerta desidera fornire o che l’organizzazione che desidera ricevere le offerte.
Un’altra opzione ? per un’organizzazione che esegue pi? offerte con pi? organizzazioni per avere il proprio modello di offerta. Questo sar? uno schema standard del documento accessibile e utilizzato da tutto il personale. Il vantaggio principale di ci? ? che rende pi? semplice per i manager e i dipartimenti finanziari la revisione delle offerte prima di approvarle per la presentazione. Assicura inoltre che il personale meno esperto si assicuri di includere tutti i dettagli che l’azienda ritiene importanti da menzionare nelle offerte.
In alcuni casi, l’organizzazione che prender? in considerazione le offerte emetter? il proprio modello di offerta standard. Ci? garantir? che riceva le offerte in un formato coerente e che agli offerenti vengano richieste le informazioni specifiche necessarie all’organizzazione per valutare ciascuna offerta. Questo sistema pu? essere problematico se il modello funziona correttamente solo se utilizzato in un particolare software di modifica dei documenti, in particolare nel caso di un’organizzazione pubblica che ? tenuta a rendere il suo processo di offerta accessibile a tutti gli offerenti. Tali modelli devono anche consentire una certa flessibilit? nel trattare con gli offerenti che devono fornire informazioni non coperte dal formato.
Nonostante questi problemi, un’organizzazione che fa un’offerta dovrebbe sempre quasi sempre utilizzare il modello di offerta fornito. In caso contrario, l’offerta potrebbe essere automaticamente respinta, in particolare nei casi in cui vi sia un numero elevato di offerenti. Lo studio approfondito e il completamento del modello di offerta possono anche dare un’idea di ci? che l’organizzazione sta valutando le offerte, dando cos? al miglior offerente maggiori possibilit? di personalizzare la sua offerta.