Storicamente, una pista di controllo ha avuto a che fare con la possibilità di fornire una cronologia completa di ogni transazione finanziaria. L’idea era di essere in grado di identificare ogni fase del processo dall’avvio della transazione fino al completamento della transazione. In genere, questo processo ha avuto luogo essendo in grado di produrre documenti cartacei che mostravano l’avanzamento della transazione dall’inizio alla fine. Oggi, una pista di controllo ha a che fare anche con la tracciabilità dei dati in formato elettronico, con le transazioni non necessariamente limitate ai dati finanziari.
Una pista di controllo di qualsiasi tipo includerà un tentativo di stabilire un elenco cronologico dei passaggi necessari per avviare la transazione e per completarla. Possono essere molto semplicistici o estremamente complicati, a seconda del numero di passaggi coinvolti nella transazione. Ad esempio, condurre una pista di controllo su una fattura emessa da un fornitore sarebbe un processo relativamente semplice.
A partire dal ricevimento della fattura, il documento viene tracciato tramite Contabilità fornitori, fino all’emissione di un assegno o di un pagamento elettronico per estinguere il debito. Allo stesso tempo, la creazione di una pista controllata per consentire la ricostruzione di un processo di produzione può contenere molti più passaggi e diventare molto difficile da seguire.
Un revisore può scegliere di iniziare il processo di creazione di una pista di controllo dall’inizio o dal completamento della transazione in esame. Spesso, iniziare il processo di audit con l’ultima fase completata e lavorare all’indietro è un mezzo efficace per stabilire la pista. Tuttavia, quando sia il punto di partenza che quello di completamento sono ben stabiliti, è possibile avvicinarsi alla pista da entrambe le estremità contemporaneamente, semplicemente compilando le fasi che si verificano tra le fasi di inizio e fine della transazione.
L’uso di una pista di controllo può spesso essere uno strumento efficace nella gestione delle risorse finanziarie e di altro tipo di un’azienda o organizzazione. Il processo di identificazione della traccia può infatti aiutare a identificare le fasi all’interno del processo che erano inutili e che possono essere eliminate nelle transazioni future. Un’altra importante applicazione di questo processo è che può scoprire tentativi di manipolazione del profilo finanziario dell’entità, forse nel tentativo di nascondere il fatto che mancano fondi o che sono stati appropriatamente appropriatamente indebitati. Fondamentalmente, la pista di controllo è un dispositivo utile per garantire che le transazioni siano condotte in modo regolare e onesto, con il minor numero di passaggi necessari impiegati nel processo.