Esistono molti sistemi diversi nel “back office” di una grande azienda, tra cui pianificazione, produzione, distribuzione, spedizione e contabilità. La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è un sistema che integra tutte queste funzioni in un unico sistema, progettato per soddisfare le esigenze di ogni reparto diverso all’interno dell’azienda. L’ERP è più una metodologia che un software, sebbene incorpora diverse applicazioni software, riunite in un’unica interfaccia integrata.
Un sistema ERP si estende su più dipartimenti di una società e, in alcuni casi, un ERP trascenderà anche il confine aziendale per incorporare anche sistemi di partner e fornitori, per introdurre funzioni aggiuntive come la gestione della catena di approvvigionamento. Poiché è così vasto e completo, il sistema ERP va ben oltre l’essere un semplice software. Ogni implementazione è unica ed è progettata per corrispondere ai vari processi aziendali dell’implementatore. Un’implementazione ERP può costare milioni di dollari per la creazione e potrebbe richiedere diversi anni per essere completata.
Un sistema ERP probabilmente rappresenta il più grande investimento IT di un’azienda, quindi alcune aziende preferiscono implementare ERP in modo più incrementale piuttosto che tutto in una volta. Alcuni fornitori di ERP forniscono unità software modulari insieme a un’interfaccia unificata per consentire questo approccio graduale.
Indipendentemente da come un’azienda si avvicina, ERP porterà sicuramente cambiamenti significativi nel modo in cui un’azienda fa affari. Armeggia con i flussi di lavoro e modifica i processi di vecchia data. Le aziende incontrano spesso resistenza da parte dei dipendenti che sono riluttanti a rinunciare ai loro metodi collaudati. I dipendenti possono anche temere per il proprio lavoro; poiché ERP apporta cambiamenti così radicali ai processi aziendali, non è insolito che le descrizioni dei lavori cambino o vengano eliminate del tutto.
Una volta implementato, tuttavia, il sistema ERP offre enormi vantaggi. Poiché tutti i sistemi sono uniti, tutti i reparti possono condividere più facilmente le informazioni. Il flusso di lavoro che si svolge tra i reparti può diventare molto più automatizzato e, in definitiva, i clienti vengono serviti meglio perché l’individuo che utilizza le applicazioni rivolte al cliente avrà accesso a ogni bit di informazione relativa a ciascun processo rilevante. Ad esempio, qualcuno nelle vendite sarebbe facilmente in grado di accedere a un singolo sistema per determinare lo stato di un ordine cliente che è ancora in produzione. Tutto ciò ha un costo però; i costi di formazione sono elevati perché i dipendenti non devono solo imparare a utilizzare il nuovo software, ma devono anche apprendere nuovi processi.
Ci sono molte ragioni per cui un’azienda intraprende un’implementazione ERP. Il sistema ERP integra informazioni, come informazioni sugli ordini e dati finanziari. Può accelerare il processo di produzione automatizzando i processi e il flusso di lavoro e, di conseguenza, riduce anche la necessità di trasportare grandi inventari. Sebbene i costi iniziali possano essere sufficienti a dare agli incubi dei CFO, alla fine, se attuati correttamente, i premi daranno alla società che implementa il sistema un vantaggio competitivo notevole.