La codifica GAAP è un processo che implica la creazione di processi di codifica standard basati su principi contabili generalmente accettati. Introdotto nel primo decennio del 21° secolo dal Financial Accounting Standards Board (FASB), lo scopo della codificazione è quello di aiutare a standardizzare la suddivisione delle categorie e sottocategorie utilizzate nel processo di contabilità aziendale. L’utilizzo della codifica GAAP come base per la conservazione dei registri finanziari dell’azienda può aiutare a semplificare il processo di riconciliazione interno e allo stesso tempo a fornire i dati necessari per condurre un audit finanziario.
L’idea generale alla base della codificazione GAAP è quella di ridurre al minimo la gamma di standard a volte contorti e confusi utilizzati in passato, fornendo un modello di base su come creare e gestire categorie e sottocategorie all’interno di una serie di libri contabili. In generale, questo tipo di codifica può aiutare un piccolo imprenditore a creare un sistema di contabilità praticabile che funzionerà bene anche se l’azienda si espande rapidamente. La terminologia è anche un po ‘più amichevole per coloro che non hanno una vasta esperienza in politiche e procedure contabili, rendendo molto più facile la formazione dei dipendenti per gestire le varie funzioni di debiti e crediti.
L’approccio di base della codifica GAAP prevede un approccio a quattro livelli che include un argomento, un sottoargomento, una sezione e un paragrafo. Questa disposizione gerarchica consente di seguire una sequenza logica al fine di fornire tutti i dati necessari su un inserimento o una registrazione nelle scritture contabili. L’accordo rende molto più facile mettere in relazione le registrazioni con la documentazione di backup che supporta tali registrazioni, un vantaggio che può essere particolarmente utile quando si tratta di eseguire internamente riconciliazioni contabili. Questo approccio può anche semplificare il processo di sottoporsi a un audit da parte di una terza parte, poiché il processo facilita l’identificazione degli errori di registrazione e di eventuali altre discrepanze che possono essere riscontrate nel corso dell’audit.
Insieme all’inclusione di una catena di struttura che inizia con un argomento e termina con un paragrafo descrittivo, la codificazione GAAP aiuta anche a definire le categorie utilizzate per tenere traccia delle attività e delle passività. Categorie quali attività, passività, patrimonio netto, entrate, spese e transazioni generali sono incluse nell’elenco delle categorie consigliate. Le aziende possono utilizzare tutte o solo una parte delle categorie consigliate, a seconda della natura dell’attività aziendale. Inoltre, la codificazione GAAP consente anche di stabilire una categoria di settore, rendendo ancora più facile adattare l’uso della codificazione a un business connesso a qualsiasi tipo di classificazione di settore.
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