La contabilità dei fondi è un tipo di strategia contabile che si concentra più sulla responsabilità che sul monitoraggio della generazione di profitti. Questo particolare approccio alla contabilità è spesso utilizzato da entità che non sono focalizzate sulla redditività, come organizzazioni senza scopo di lucro o dipartimenti e commissioni governative. Una delle caratteristiche principali di questo metodo è l’uso di più libri mastri generali che documentano il flusso e l’utilizzo di tutti i fondi che entrano nell’entità, ma senza l’enfasi sul monitoraggio dei profitti.
La funzione generale della contabilità dei fondi ha a che fare con la visualizzazione di dove vengono spesi i soldi. Questa enfasi è una delle ragioni per il mantenimento di diversi libri mastri generali, piuttosto che i conti di autobilanciamento riflessi in un unico libro mastro generale, come è comune con le entità che operano a scopo di lucro. Ciascuno dei libri mastri tiene traccia della ricezione e dell’esborso delle risorse in quanto si riferiscono alle attività associate a un particolare progetto o fondo gestito dall’ente senza scopo di lucro. Ai fini contabili, ogni singolo libro mastro o fondo deve essere riconciliato al suo interno, completo di report dettagliati che supportino l’attuale saldo del fondo. Tutti i rapporti associati ai diversi fondi vengono utilizzati come dettaglio di supporto per un rapporto cumulativo che viene reso disponibile ai membri dell’organizzazione, nonché ai suoi direttori.
Con la contabilità dei fondi, eventuali donazioni o fondi ottenuti da sovvenzioni o dotazioni vengono registrati direttamente nel libro mastro o nel fondo designato dal contributore. Lì, tutte le spese relative a quel particolare progetto vengono detratte dal saldo. Questa disposizione rende molto facile per l’organizzazione senza scopo di lucro riportare l’attività ai suoi componenti, e anche a qualsiasi ente governativo incaricato della responsabilità di sovrintendere al funzionamento dell’organizzazione senza scopo di lucro.
L’approccio alla contabilità dei fondi può essere molto efficace quando i rapporti devono essere inviati a più di un’agenzia governativa. Ad esempio, se un ente di beneficenza gestito a livello locale riceve una sovvenzione destinata a fornire pasti ai reclusi, una generosa donazione per sostenere un rifugio per senzatetto e una sovvenzione per il funzionamento di un programma di doposcuola, ciascuno di questi progetti rischia nella giurisdizione di un altro ente governativo. Creando e mantenendo un registro per ogni progetto, è possibile fornire sempre a ciascuna agenzia di monitoraggio una contabilità di ciò che è stato fatto con il denaro ricevuto per supportare ciascun programma. Con l’uso della contabilità dei fondi, l’ente di beneficenza locale rimane conforme alle normative che le consentono di operare e può dimostrare che i fondi ricevuti vengono utilizzati nel modo specificato.
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