Intorno al 2004, con un aumento dei social network, le persone e le aziende hanno iniziato a utilizzare la codifica collaborativa, nota anche come folksonomia. Con l’avvicinarsi della pratica, è diventata necessaria l’organizzazione di questi tag all’interno dei loro programmi software collaborativi e wiki informativi aziendali. La gestione dei tag consente il riferimento incrociato di oggetti e coerenze tra utenti che rendono più efficienti la navigazione e le ricerche. Esistono due forme di gestione dei tag disponibili dal 2011 che consentono l’organizzazione del “controllo in salita” e del “giardinaggio in discesa”. La necessità di gestione dei tag sta crescendo man mano che i tag sono cresciuti oltre i social network, diventando segnalibri aziendali, database di prodotti, wiki per la gestione della conoscenza, sistemi di gestione dei contenuti dei componenti e gestione dei contenuti Web, tra gli altri.
I tag di controllo in salita sono per classificazioni multiple di un oggetto, elenchi predefiniti di tag di autorità e tag correlati con altri tag in un’affiliazione. Le funzioni di gestione dei tag per il giardinaggio in discesa sono la ridenominazione, l’eliminazione, lo spostamento o l’unione dei tag. Poiché i tag consentono di fare riferimento incrociato al contenuto prodigioso e ricco di Internet, aumenta la necessità di gestione dei tag.
Con la crescita dei siti Web di Internet, ci sono compiti di gestione dei siti Web che includono il monitoraggio dei visitatori dei siti e cosa fanno mentre sono lì. Quando un proprietario di un sito Web desidera sapere cosa attira i visitatori, uno dei modi per rintracciarlo è incorporare i tag nel codice sottostante del sito. Senza una serie di pratiche standard per la gestione dei tag, tuttavia, ciò può creare confusione. Gli schemi per la gestione dei tag sono per lo più sviluppati individualmente, con alcuni che consentono la codifica pubblica e altri no, e altri che consentono solo al creatore del sito Web di impostare i tag per le ricerche. Un esempio di tagging pubblico sono i siti Web di condivisione di foto, su cui sia i fotografi dilettanti che quelli professionisti possono condividere foto e taggare ogni foto con le proprie scelte di tag.
La codifica delle conoscenze consente di organizzare database di materiali di riferimento, immagini digitali e documenti. I tag per questi sono chiamati tag metadati e sono utilizzati nei sistemi di gestione della conoscenza. Questo tipo di organizzazione non solo raccoglie tag, ma crea profili di tag di hyperdata e hyperlink che seguono i thread della conoscenza per annotazioni e commenti. I tag di conoscenza sono diversi per il tipo di conoscenza memorizzata; come conoscenza concettuale, fattuale, tacita, metodologica e aspettativa. Tutti questi hanno bisogno di un piano di gestione dei tag.
Sempre più spesso le persone incontrano problemi quasi identici in relazione ai tag e alla gestione dei tag. Alcune organizzazioni hanno una distribuzione globale dei siti ma nessuna gestione centrale dei tag su tali siti. Molti si trovano ad affrontare frustrazioni con vincoli a un tag, a un progetto, a una sequenza temporale e altri vorrebbero cambiare fornitore per la propria azienda, ma devono affrontare il problema della gestione del tempo investito nei tag. In assenza di uno standard particolare per i termini associati ai tag e alla gestione dei tag e con la continua crescita di Internet, diventerà sempre più indispensabile implementare la gestione con definizioni di termini, categorizzazioni e pratiche dei tag di facile comprensione.