La gestione del ciclo di vita delle informazioni è il nome dato alle strategie e alle politiche utilizzate da un’azienda per mantenere e organizzare le informazioni digitali. È l’evoluzione moderna delle strategie utilizzate per gestire i dati fisici come quelli archiviati su carta, pellicola e altri supporti fisici. Un dato è sottoposto a cinque fasi di gestione del ciclo di vita delle informazioni. Questi sono la creazione, la distribuzione, la manutenzione, l’uso e la disposizione.
Con la gestione del ciclo di vita delle informazioni, il movimento e l’archiviazione di un dato dato è controllato dal momento in cui viene creato al momento in cui cessa di essere utile. Di solito ciò si verifica in un contesto aziendale, sebbene la gestione del ciclo di vita delle informazioni possa essere utilizzata anche per conservare i dati per scopi governativi o di altro tipo. La politica di gestione del ciclo di vita delle informazioni di un’azienda è dettata dagli obiettivi generali dell’organizzazione ed è strettamente legata alle sue politiche generali di tecnologia dell’informazione.
Il processo inizia con la creazione o la ricezione di una nuova informazione. I dati possono essere creati internamente, come quando un contabile prepara un budget per l’organizzazione, oppure possono essere ricevuti da qualcuno esterno all’azienda. Questo può includere moduli, corrispondenza o rapporti.
Le informazioni vengono quindi distribuite. A livello interno, i dati vengono trasmessi ai lavoratori e ai dirigenti dell’azienda che potrebbero averne bisogno per prendere decisioni politiche. I dati possono anche essere distribuiti esternamente a fornitori, clienti o azionisti.
Successivamente, le informazioni possono essere utilizzate per aiutare a prendere decisioni aziendali o guidare la politica aziendale. Durante tutto il processo di utilizzo e distribuzione, le informazioni devono essere conservate. La manutenzione include l’archiviazione, il recupero e il trasferimento delle informazioni. Affinché le informazioni siano utili, l’azienda deve organizzarle in una sequenza predeterminata e disporre di un sistema per gestirle. Anche i processi per il tracciamento dei dati durante l’uso fanno parte della fase di manutenzione.
Infine, le informazioni sono soggette a disposizione. Questa è la politica stabilita per la gestione delle informazioni che sono diventate meno preziose nel tempo. Tali dati sono accessibili meno frequentemente e potrebbero aver già soddisfatto i requisiti di conservazione previsti dalle norme governative o organizzative.
In un sistema ben organizzato di gestione del ciclo di vita delle informazioni, i dati si muovono senza problemi attraverso questi cinque passaggi. Un’eccezione è quando l’azienda viene coinvolta in un’azione legale. In questo caso, alcuni dati potrebbero essere congelati o rimossi dal flusso di dati generale fino a quando non sarà possibile risolvere la questione legale.