In termini semplici, la gestione della conoscenza si riferisce al processo di acquisizione, organizzazione, archiviazione, condivisione e utilizzo delle conoscenze da parte delle organizzazioni. La gestione della conoscenza è una branca della gestione che mira a raggiungere le prestazioni aziendali ottimali attraverso la sinergia di persone, processi e tecnologie nella creazione e condivisione delle conoscenze pertinenti.
Per avere successo in qualsiasi impresa, comprese le imprese, è richiesta una conoscenza sufficiente. La gestione della conoscenza è diventata necessaria in quanto ci siamo spostati da una società in cui le informazioni erano scarse a una società in cui c’è un eccesso di informazioni. Il problema oggi non è generalmente quello di procurarsi informazioni ma di decidere quali informazioni usare. Le organizzazioni dovrebbero fare attenzione nell’acquisizione di dati rilevanti e nell’elaborazione di quelli in un panorama aziendale in continua evoluzione. È altrettanto importante per le aziende eliminare le informazioni obsolete e acquisire le informazioni più recenti per sopravvivere e rimanere competitive.
Poiché la tecnologia informatica ha programmato la logica, non può selezionare e reinterpretare i dati; può solo aiutare a organizzare, archiviare e trasferire dati. La tecnologia dell’informazione migliorata svolge un ruolo prezioso nell’elaborazione dei dati, ma ha un ambito limitato per quanto riguarda lo sviluppo di approfondimenti dai dati disponibili. In altre parole, la tecnologia dell’informazione non può convertire dati e informazioni in conoscenza. Avere semplicemente una grande tecnologia non produce i migliori risultati in assenza di conoscenza.
Dirigenti e dirigenti spesso determinano quali informazioni sono utili e vitali per un’organizzazione e le convertono in conoscenza. Questa conoscenza, che include anche dati esterni, viene quindi condivisa con diverse sezioni dell’organizzazione. La condivisione delle conoscenze create è il requisito fondamentale della gestione delle conoscenze. Conoscere ciò che sai e trarne profitto è una definizione operativa della gestione della conoscenza.
L’intero processo di identificazione dei dati e delle informazioni rilevanti, trasformandoli in conoscenza e rendendo tale conoscenza accessibile alle persone all’interno dell’organizzazione è ciò che riguarda la gestione della conoscenza. Perché la gestione della conoscenza sia un successo per un’organizzazione, è essenziale che le persone che catturano e diffondono la conoscenza lavorino in tandem.