La gestione della stampa totale differisce dalle attività di gestione della stampa media in quanto è una valutazione approfondita della produttività dell’infrastruttura della stampante. Prende in considerazione hardware, software e servizi di stampa pratici per determinare il corretto funzionamento di questi servizi. La gestione totale della stampa può aumentare la qualità e la redditività di un’operazione di stampa. Se un imprenditore esternalizza la gestione totale della stampa a un’altra società, potrebbe ricevere suggerimenti su come rendere il suo ambiente di stampa più praticabile dopo aver esaminato le valutazioni della produttività e aver apportato successive modifiche operative.
Investendo nella gestione totale della stampa, gli amministratori possono rendere la propria rete di stampa più efficiente e gestibile. Alcuni rapporti indicano che le aziende possono ridurre i costi operativi di stampa fino al 30%. I suggerimenti per gestire la produttività possono includere l’acquisto di nuove apparecchiature multifunzionali o semplicemente la riconfigurazione delle vecchie apparecchiature e il loro trasferimento. Se un amministratore di stampa apporta modifiche come queste, la percentuale di risparmio e redditività potrebbe aumentare ancora di più.
La gestione totale della stampa può fornire una visione pratica di un’operazione di stampa. Ad esempio, i rapporti che descrivono in dettaglio l’utilizzo della stampante possono fornire a un amministratore informazioni sull’efficacia e la frequenza con cui vengono utilizzate le sue stampanti. Utilizzando questi rapporti, potrebbe essere in grado di semplificare le operazioni in modo da massimizzare l’uso efficiente della stampante. Quasi ogni aspetto di un’operazione di stampa può essere controllato e gestito attraverso un programma di gestione della stampa totale, dall’inserimento degli ordini e la spedizione alla gestione dell’inventario e alla riduzione dei costi interni.
Un programma completo di gestione della stampa può interessare direttamente le persone coinvolte nei servizi di stampa, dai clienti agli specialisti delle tecnologie dell’informazione. Poiché la gestione totale della stampa può offrire agli amministratori la possibilità di migliorare i propri servizi di supporto, gli specialisti di tecnologia dell’informazione possono trovare il loro lavoro più facile e possono dedicare meno tempo alla risoluzione dei problemi di stampa. Ciò consente agli specialisti di risparmiare tempo per ottimizzare i servizi di stampa. Successivamente, i clienti possono godere di una produzione di documenti maggiore e più veloce, qualora utilizzino i servizi che i tecnici dell’informazione mantengono nell’ambito del programma di gestione della stampa totale.
Inoltre, un programma può fornire agli amministratori portfolio e profili. In queste, nuove strategie di gestione della stampa possono essere consigliate agli amministratori che desiderano aumentare la produttività e risparmiare denaro, oltre a fornire i migliori servizi di stampa possibili ai clienti. Con queste informazioni è possibile gestire ed evitare costi di riparazione imprevisti. I rischi possono essere ridotti al minimo tenendo traccia delle risorse e tenendo conto di ogni costo operativo. È inoltre possibile pianificare operazioni future con proiezioni sia in termini di espansione che di tecnologia.