La pianificazione degli acquisti è il processo utilizzato da aziende o istituzioni per pianificare l’attività di acquisto per un determinato periodo di tempo. Questo è comunemente completato durante il processo di budget. Ogni anno, i dipartimenti sono tenuti a richiedere budget per personale, spese e acquisti. Questo è il primo passo nel processo di pianificazione degli acquisti.
I budget per tutti i reparti vengono quindi rivisti e, in un’organizzazione impegnata nella pianificazione degli appalti, i contabili impiegano il tempo per trovare requisiti di acquisto comuni. Sulla base dei budget presentati, possono dirigere i dipartimenti a lavorare con gli acquisti centrali per combinare le spese pianificate per prodotti specifici. Questo processo funziona meglio in un’organizzazione impegnata a ridurre i costi. I problemi relativi alle date di consegna, alla conformità del contratto e al servizio clienti devono essere risolti internamente prima di stipulare un contratto.
Il concetto principale di approvvigionamento è che la pianificazione, la pianificazione e l’acquisto di gruppo avanzati comporteranno risparmi sui costi, operazioni commerciali più efficienti e quindi una maggiore redditività. Ci sono quattro passaggi che costituiscono la base della pianificazione degli acquisti: acquisti di gruppo, consegna puntuale, prezzi all’ingrosso negoziati e spese generali amministrative ridotte.
L’acquisto di gruppo è il processo di combinazione dei requisiti di risorse totali per diversi dipartimenti e creazione di un ordine di acquisto. I reparti possono essere fisicamente situati in una serie di edifici, con le date di consegna, le quantità e le condizioni elencate nell’ordine di acquisto. Questa pratica è sempre più comune nelle aziende governative e del settore pubblico, dove lo stesso articolo può essere acquistato per una vasta gamma di istituzioni diverse.
La consegna just in time è un componente centrale della pianificazione degli acquisti. In base a questo modello, il costo dello stoccaggio è a carico del fornitore. Sono responsabili di assicurare che le quantità acquistate di materiali siano pronte e disponibili per la consegna nelle date e negli orari specificati. Questo tipo di requisito di consegna è in genere combinato con l’acquisto di gruppo, mantenendo bassi i costi di stoccaggio.
Prezzi all’ingrosso e negoziazione sono molto importanti quando si completa la pianificazione degli acquisti. Le organizzazioni che combinano la quantità totale richiesta per un determinato periodo di tempo sono in grado di ottenere prezzi più bassi, in base a un livello specifico di ordinazione. I negoziati vengono in genere completati dal direttore degli acquisti o dall’agente senior per gli acquisti.
Il costo amministrativo è il costo per l’organizzazione per l’intero ciclo di approvvigionamento da pagare. Ciò include gli stipendi e i costi di supporto per il personale addetto agli acquisti, elaborazione delle fatture, controllo della produzione e risoluzione delle richieste del fornitore. Un processo organizzato e gestito elimina una quantità significativa di questi costi, poiché sono sostenuti una sola volta per ogni merce.