Un libro mastro della contabilità è un registro completo di tutti i conti utilizzati nella tenuta di registri finanziari personali o aziendali. Di solito le persone chiamano il libro mastro della contabilità un libro mastro e un contabile o un contabile lo usa insieme a un giornale contabile. Il giornale di registrazione è una registrazione giornaliera delle transazioni finanziarie e il libro mastro generale differisce perché un contabile registra le transazioni in base al nome del conto. In genere, un libro mastro ha cinque classificazioni: attività, spese, passività, patrimonio netto e ricavi.
In generale, il layout di pagina per il journal e il libro mastro sono diversi. Il libro mastro generale più comune è un design a quattro colonne che ha colonne per le transazioni di debito e credito e il saldo corrente di debito o credito. Altre colonne registrano la data di registrazione, il riferimento di registrazione che si coordina con la registrazione prima nota e una descrizione dell’articolo o della transazione. Il riferimento di pubblicazione o Posta. Rif., È il numero di pagina del journal in cui è stata pubblicata la voce ed è importante per il controllo incrociato delle voci.
Uno dei vantaggi del libro mastro della contabilità è che fornisce al contabile un’istantanea della situazione finanziaria. A differenza del diario, un libro mastro mantiene un saldo corrente. Un imprenditore può visualizzare le transazioni per una determinata categoria senza cercare tra le voci del diario. Ad esempio, se una persona voleva vedere quanti clienti avevano fatture in sospeso con la propria azienda, controllava i Crediti nella rubrica Attività nel libro mastro.
La registrazione è la procedura per copiare le date, la descrizione e gli importi monetari nel libro mastro dal giornale di registrazione. In genere, un contabile utilizza il riferimento di registrazione di una registrazione a giornale come indicazione che ha registrato una registrazione a giornale nella contabilità generale. Ad esempio, se una persona fa una pausa caffè mentre registra le registrazioni a giornale nel libro mastro della contabilità, può facilmente trovare ciò che è stato completato confrontando i riferimenti di registrazione. Se fatto correttamente, le voci completate avranno voci di registrazione. Le voci incomplete non avranno un numero di riferimento di registrazione.
Altre importanti annotazioni nel libro mastro della contabilità includono indicare se un conto è chiuso e se altre situazioni si applicano al conto. A volte un contabile indica errori nella contabilità scrivendo aggiustando o correggendo nel libro mastro. Quando il saldo viene trasferito su un’altra pagina, il contabile scrive il saldo sulla pagina. Queste notazioni sono importanti per l’integrità del processo.