Talvolta noto semplicemente come RA, la garanzia delle entrate è un’attività che ha a che fare con la garanzia che tutte le attività associate alla ricezione di un risarcimento per beni e servizi resi funzionino al livello più efficiente possibile. Mentre il termine viene spesso utilizzato nel settore delle telecomunicazioni, si trova anche in una serie di altre impostazioni aziendali e del settore. In generale, la garanzia delle entrate esaminerà attentamente il processo di fatturazione per assicurarsi che venga preservata la qualità dei dati, nonché esaminerà l’efficienza con cui i pagamenti vengono raccolti e registrati nei conti dei clienti, consentendo all’azienda di procedere con l’utilizzo di tali ricavi raccolti.
Nel settore delle telecomunicazioni, non è insolito che un’azienda abbia un team dedicato alla funzione di garanzia delle entrate. Tale squadra può esistere all’interno della struttura più ampia di un reparto contabilità o può fungere da collegamento tra i dipartimenti vendite, assistenza clienti e contabilità. L’idea è quella di valutare il processo utilizzato per fornire al reparto fatturazione i dati per creare fatture accurate per i clienti e per determinare se tali fatture vengono inoltrate ai clienti in modo tempestivo e se i pagamenti vengono prontamente registrati una volta ricevuti. In alcuni casi, la garanzia delle entrate comporta anche la valutazione delle politiche e delle procedure di riscossione che vengono utilizzate quando le fatture di un cliente durano più di trenta giorni.
L’idea generale della garanzia delle entrate è quella di assicurarsi che tutti i fattori che ostacolano il processo di fatturazione e ricezione dei pagamenti siano isolati e risolti efficacemente. Ciò implica in genere considerare ogni fase del processo dall’avvio della consegna del servizio fino alla ricezione del pagamento. Quando viene identificato un problema che sembra avere un impatto negativo sul processo, il team di controllo delle entrate deve sviluppare politiche o strategie alternative che superino il problema e contribuire ad accelerare il processo globale di fatturazione e registrazione. Di conseguenza, i clienti traggono vantaggio dalla ricezione della fatturazione tempestiva per i servizi resi, rendendo possibile la liquidazione dei saldi dei conti prima piuttosto che dopo. Allo stesso tempo, l’azienda beneficia della razionalizzazione del processo in modo da sfruttare al meglio le risorse, il che a sua volta aiuta a ridurre al minimo i costi operativi.
La garanzia delle entrate può anche includere l’attenzione sul modo in cui un’azienda gestisce le fatture scadute. Qui, l’attenzione è focalizzata sulla creazione di un processo ordinato per avvisare il cliente che una fattura è scaduta e si spera si traduca nella gara d’appalto di un pagamento. Il processo può anche includere procedure per trattare i clienti che non rimettono i pagamenti nonostante diverse richieste di pagamento, inclusa la determinazione di quando inoltrare il conto insoluto a un’agenzia di riscossione, cancellare il saldo dovuto, chiudere il conto cliente a ulteriori acquisti o per intraprendere azioni legali contro il cliente.