I diversi tipi di strumenti di gestione delle attività utilizzano approcci diversi per una gestione dei tempi e delle attività efficiente e di successo in settori come ingegneria, tecnologia, contabilità e molti altri. Gli strumenti migliori utilizzano alcune funzioni semplici ma essenziali: una vista in tempo reale di un progetto o di un’attività, una facile collaborazione tra tutte le parti interessate, un facile aggiornamento e il monitoraggio di entrambe le risorse utilizzate e quelle disponibili. Gli strumenti di gestione delle attività dovrebbero anche fornire facilità di accesso, razionalizzazione delle attività e gestione dei progetti in più posizioni. Diversi tipi di strumenti possono essere costruiti attorno alle diverse attività e esigenze di gestione del tempo di un settore specifico o attorno alla stessa metodologia di gestione delle attività.
Le aziende e le piccole imprese devono essere in grado di gestire team che possono essere sparsi in tutto il mondo e lavorare in diversi fusi orari. La capacità degli strumenti di gestione delle attività di fornire una visione dettagliata e in tempo reale di tutti gli aspetti di un particolare progetto o set di attività è fondamentale per il successo dell’azienda. Ad esempio, un produttore di raggi laser può avere un ufficio principale situato in Texas, rappresentanti di vendita situati in molti paesi diversi e un impianto di produzione a Taipei. Se il presidente o anche il dipendente più giovane richiede l’accesso ai dettagli di un particolare progetto, gli strumenti di gestione delle attività online possono fornirlo in tempo reale.
Alcuni tipi di strumenti di gestione delle attività sono progettati per concentrarsi sulla soddisfazione della necessità di collaborazione. Questi strumenti di gestione delle attività consentono agli utenti di concentrarsi e gestire le proprie attività e salveranno o memorizzeranno in modo sicuro tutti i documenti relativi alle attività, le note sulle riunioni e le discussioni di gruppo. Riunire una serie di attività in vari gruppi insieme alle informazioni e ai documenti correlati consente una collaborazione di gruppo più efficace. Nel contesto del contesto economico globale, la collaborazione in team in tempo reale tra tutte le parti coinvolte, indipendentemente dalla loro posizione fisica, è fondamentale e consente a un’azienda o organizzazione di completare più rapidamente varie attività di progetto e di realizzare maggiori profitti.
Gli strumenti di gestione delle attività possono anche essere costruiti attorno all’importanza di fornire lo stato delle attività e gli aggiornamenti del progetto. Queste applicazioni sono progettate per aggirare l’avanzamento di un particolare progetto o serie di attività. Alcuni membri coinvolti in un progetto specifico potrebbero non essere coinvolti in tutti i progetti in cui un’azienda o un’organizzazione sta lavorando. Questo tipo di strumento di gestione delle attività separa, organizza e informa le parti interessate. Un project manager dovrà essere informato di tutti i progetti sotto la sua diretta supervisione, mentre un lavoratore di livello inferiore potrebbe aver bisogno solo di aggiornamenti di stato per il progetto in cui è coinvolto. Questi tipi di strumenti di gestione delle attività possono anche aggiornare automaticamente le parti interessate tramite e-mail, testo o altri mezzi di comunicazione digitale.