La segreteria telefonica automatizzata è un tipo specifico di sistema di messaggistica telefonica. Analogamente alla ricezione di messaggi telefonici da una segreteria telefonica, la posta vocale automatizzata fornisce un messaggio vocale in modo digitale e senza l’uso di apparecchiature indipendenti aggiuntive. Una volta che un messaggio, noto anche come messaggio di posta vocale, è archiviato su un server, i destinatari previsti possono recuperare tali messaggi accedendo a un sistema tramite telefono e ascoltando la riproduzione di una registrazione vocale.
Oltre a offrire la possibilità di inviare e ricevere messaggi vocali, la posta vocale automatizzata funziona anche come un modo per instradare le chiamate in arrivo. Questo è comunemente usato in aziende e organizzazioni con più dipendenti o reparti. Offrendo ai chiamanti più opzioni di posta vocale, gli individui sono in grado di selezionare come indirizzare le loro chiamate alle parti appropriate. Ciò avviene selezionando uno o più prompt che richiedono ai chiamanti di premere i numeri corrispondenti sulla tastiera del telefono prima che una chiamata venga inoltrata.
A volte indicato come voice bank, la segreteria telefonica automatizzata viene comunemente utilizzata al posto di una persona dal vivo assegnata a rispondere alle chiamate in arrivo, ricevere messaggi e instradare le chiamate. Mentre le aziende impiegano ancora regolarmente receptionist e operatori telefonici, spesso si fa affidamento sulla segreteria telefonica automatizzata per le chiamate fuori orario o per ricevere messaggi quando un dipendente si è allontanato dalla sua scrivania. I messaggi di posta vocale impediscono ai chiamanti di ricevere segnali di occupato o impediscono lo squillo prolungato di un telefono quando una persona non è in grado di rispondere. Allo stesso tempo, i chiamanti sono in grado di lasciare messaggi riguardanti la natura della loro chiamata, nonché le loro migliori informazioni di contatto in modo che il motivo della loro chiamata possa essere affrontato con una chiamata di ritorno.
Oltre all’uso professionale, la segreteria telefonica automatizzata è una caratteristica comune sulla maggior parte dei telefoni cellulari personali ed è spesso utilizzata sui sistemi telefonici fissi e VoIP residenziali. Alcuni tipi di sistemi di cercapersone offrono anche un’opzione di posta vocale, così come le aziende che offrono numeri di telefono virtuali. Non è raro che una persona abbia più di un dispositivo o numero di telefono con un account di posta vocale associato per raccogliere i messaggi in arrivo.
Mentre una segreteria telefonica automatizzata viene utilizzata principalmente per instradare le chiamate e raccogliere messaggi telefonici, è possibile registrare anche i messaggi in uscita. Tali messaggi in genere includono richieste a un chiamante di lasciare un messaggio dopo che è stato richiesto di farlo da un tono speciale, ma molti messaggi in uscita contengono informazioni pertinenti che gli utenti possono trovare utili per affari o per conoscenza personale. Gli esempi includono messaggi vocali automatici in uscita su eventi speciali, dove si trova un dipendente o importanti messaggi del servizio clienti.