L’elaborazione del back office è l’atto di elaborare i documenti in modo che gli ordini passino o i documenti entrino in vigore. Tranne casi rari, tutta l’elaborazione è tecnicamente di back office. Il termine “elaborazione back office” è un termine generale che implica l’elaborazione di quasi tutti i documenti; c’è l’elaborazione del libro paga, l’elaborazione della fattura e l’elaborazione del database, tra gli altri. Mentre la maggior parte delle aziende eseguirà questa elaborazione nei propri back office, alcune esternalizzano ad altre società che svolgono servizi di back office. L’elaborazione di un documento può essere eseguita manualmente, automaticamente o con una combinazione dei due; la maggior parte dell’elaborazione all’inizio del XXI secolo è un mix.
Quando un modulo o un file viene compilato, da un consumatore o da un dipendente, deve essere elaborato in modo che il modulo possa avere effetto. Gli impiegati del back office – lavoratori che supportano l’azienda ma non sono visti dai clienti – eseguono questa elaborazione. A volte un dipendente del front office eseguirà l’elaborazione, ad esempio un rappresentante della banca che elabora un modulo di fronte a un cliente per determinare se è idoneo per una carta di credito, ma la maggior parte dell’elaborazione è l’elaborazione del back office. Ciò consente al front office di interagire con il cliente, senza che il cliente sia seduto in attesa di inserire un modulo nel computer.
I documenti gestiti nell’elaborazione del back office variano. I dipendenti del back office possono elaborare richieste di buste paga, fatture da fornitori, fatturazione clienti, documenti di verifica e molti altri file e moduli. Se una società ha un modulo o un file, di solito passerà attraverso questo dipartimento di back office ad un certo punto.
Se è necessaria l’elaborazione del back office, può essere eseguita internamente o da un’altra società. La maggior parte delle aziende utilizza un back office interno, in quanto l’azienda può supervisionare direttamente il lavoratore del back office. Questo aiuta a garantire una minore possibilità che i documenti sensibili vengano rubati o manomessi. Le aziende possono anche commissionare servizi di back office tramite aziende indipendenti per svolgere le stesse attività.
I documenti possono essere elaborati manualmente, automaticamente o utilizzando una combinazione dei due. L’elaborazione manuale del back office non comporta un computer; invece, il dipendente del back office scrive le informazioni in un libro. L’elaborazione automatica viene eseguita interamente da un computer, senza interazione umana. La maggior parte dell’elaborazione prevede entrambi i metodi; il dipendente del back office inserirà le informazioni in un computer e il computer aggiungerà il documento a un database ed eseguirà tutte le altre fasi di elaborazione richieste.