L’immissione dei dati BPO è un processo aziendale in cui una società esternalizza determinate attività di immissione dei dati a un’altra. L’immissione dei dati di solito comporta l’estrazione di fatti chiave da documenti densi, la compilazione e l’aggiornamento di database e la conversione di numeri in statistiche praticabili, tra le altre cose. Spesso è più facile per le aziende assegnare alcune, se non tutte, queste attività a società esterne specializzate nell’inserimento di dati. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro all’azienda di origine e di concentrarsi maggiormente sulle sue competenze chiave.
Il termine BPO, o Business Process Outsourcing, comprende una vasta gamma di attività diverse. Le aziende spesso scelgono di iniziare a utilizzare BPO quando la loro lista di clienti cresce, quando stanno cercando di espandersi o anche quando vogliono solo esplorare mezzi più convenienti per condurre gli affari quotidiani. BPO di solito include molto più di un semplice outsourcing per l’immissione dei dati. Tutto, dal personale del call center del servizio clienti all’analisi dei dati web e alla gestione del traffico Internet, può essere svolto da un team BPO dedicato.
Il più delle volte, le aziende che eseguono l’inserimento di dati BPO si concentrano esclusivamente sui servizi di outsourcing aziendale. Questi tipi di aziende spesso si commercializzano come specialisti in outsourcing e spesso gestiscono contemporaneamente i dati di più clienti. Di solito sono gestiti da un numero di specialisti qualificati che possono lavorare tutto il giorno per fornire i risultati contrattati.
Nella registrazione dei dati BPO, il lavoro di solito ruota attorno al prendere i dati in un modulo e convertirli in un altro. L’immissione dei dati può essere semplice come convertire una riunione registrata in una trascrizione scritta o complessa come immettere dati da moduli e report diversi in materiale leggibile e ricercabile in un database di siti Web. Questo tipo di servizi è necessario affinché le aziende possano crescere, cambiare e rimanere pertinenti, ma spesso richiedono tempi incredibilmente lunghi.
Gli specialisti utilizzano una serie di strategie BPO e tecniche BPO per garantire la corretta conversione dei loro incarichi di outsourcing di immissione dei dati. Vengono spesso utilizzati scanner digitali e strumenti di identificazione delle parole basati su software. Gran parte del lavoro è anche manuale. Lavorare per l’immissione dei dati di solito comporta molta lettura, riscrittura e riformattazione, dove l’accuratezza è essenziale.
Molte aziende contraeranno un contratto per l’inserimento di dati BPO come parte di un pacchetto di servizi più ampio. L’immissione dei dati viene spesso eseguita insieme ad altre attività di analisi dei dati in corso. A seconda del servizio, l’immissione dei dati BPO può talvolta essere contratta in base al progetto.
Una società come uno studio legale che necessita di riconfezionare solo i dati di un determinato file di caso potrebbe stipulare un contratto con un fornitore di sistemi BPO per l’inserimento di dati BPO limitato. Allo stesso modo, una società che cerca di digitalizzare i suoi rapporti annuali, o di rendere più facilmente accessibile la sua directory aziendale, potrebbe esternalizzare questi progetti individualmente, piuttosto che affidarli a un dipendente stipendiato. L’uso dei servizi di immissione dei dati BPO è spesso più conveniente rispetto al pagamento di un membro del personale esistente per fare lo stesso lavoro da solo.
Oggi non mancano le società di immissione dati BPO. Si trovano in tutto il mondo, tuttavia, i loro lavoratori non sono sempre situati dove si trova la sede dell’azienda. Molti specialisti nell’immissione di dati lavorano in remoto o in uffici offshore. Qualsiasi società che consideri l’inserimento di dati BPO sarebbe saggia per ricercare i fornitori di servizi, con particolare attenzione alle loro misure di sicurezza dei dati, prima di inviare informazioni. Ciò è particolarmente vero per quanto riguarda le informazioni sensibili relative a società o clienti.