L’inventario negativo è in genere il risultato di una differenza tra l’inventario disponibile effettivo e l’inventario virtuale monitorato e calcolato da un sistema informatico. Ciò si verifica in genere quando si è verificato un errore o i sistemi non sono stati aggiornati correttamente e indica che i prodotti sono stati venduti o trasferiti che non avrebbero dovuto essere. I problemi con l’inventario possono anche insorgere quando i prodotti vengono persi, quindi l’inventario viene modificato per rimuovere i prodotti persi e quindi vengono trovati senza regolare nuovamente l’inventario.
Il termine può inizialmente sembrare una contraddizione, poiché implica che un’azienda può avere meno di zero di un prodotto, ma è una conseguenza ragionevole della gestione dell’inventario. Indica fondamentalmente che un’azienda ha venduto prodotti che non sono effettivamente presenti o ha venduto prodotti che non facevano parte del record di inventario. Ciò può verificarsi a causa di errori di comunicazione tra i sistemi. Se un’azienda manifatturiera ha venduto un articolo prima che fosse realizzato, è possibile che il sistema di inventario mostri un inventario negativo fino a quando il prodotto non viene realizzato e il conteggio viene corretto.
L’inventario negativo può anche verificarsi a seguito di un conteggio errato dell’inventario o della sottrazione di prodotti dalla posizione errata in un’azienda. Se i conteggi disponibili in un computer indicano che un negozio dovrebbe avere 12 di un determinato articolo, ma un dipendente non è in grado di trovare effettivamente questi 12 articoli, potrebbero essere sottratti dall’inventario del negozio. In genere si presume che ciò sia stato causato da una qualche forma di restringimento e potrebbe essere correlato a cattive pratiche di ricezione o furto. Se tutti e 12 gli articoli vengono trovati e messi sullo scaffale per la vendita, senza che l’inventario del negozio venga modificato, la loro vendita può creare un inventario negativo per quel negozio.
Sebbene l’inventario negativo non sia necessariamente disastroso per un’azienda, può portare a una cattiva tenuta dei registri e rendere più difficile il controllo dell’inventario. Il negozio nell’esempio sopra ha perso profitti, a causa della mancanza dell’articolo sullo scaffale, e potrebbe finire con troppa parte del prodotto poiché i nuovi articoli vengono spediti al negozio e vengono trovati gli articoli mancanti. La situazione può anche verificarsi se un’azienda traccia in modo errato lo stesso articolo in più posizioni. Se ci sono 50 articoli in una posizione A e 100 articoli in una posizione B, ad esempio, 100 vendite nella posizione B erroneamente documentate come provenienti dalla posizione A creerebbero un inventario negativo nella posizione A.