Un conto di rimborso miglia può riferirsi a due cose diverse. Il primo è un tipo di conto detenuto da un dipendente presso un’azienda in cui è impiegata; quando parte per viaggi di lavoro qualificati, potrebbe inviare un modulo per il rimborso del chilometraggio e i fondi verranno accreditati sul conto, che spesso è solo una carta di credito aziendale. Il secondo tipo di conto di rimborso miglia è impostato dall’azienda stessa ed è generalmente un importo di fondi specificato dall’azienda e designato allo scopo di rimborsare i dipendenti per i viaggi di lavoro. Questo aiuta l’azienda a gestire le spese ea mantenere un budget mensile o annuale.
Il primo tipo di conto rimborso miglia è uno dei vantaggi che spesso viene offerto ai dipendenti delle aziende più grandi. Il rimborso può coprire le spese del gas per l’utilizzo della propria auto, oppure può coprire i costi di un’auto a noleggio e il gas che era necessario per l’auto. Può anche coprire i biglietti aerei se è richiesto quel tipo di viaggio, oltre ad altre spese di viaggio come una camera d’albergo. Il rimborso delle miglia non si riferisce necessariamente solo alle miglia percorse. Questi conti sono talvolta indicati anche come conti di rimborso di viaggio.
Le aziende in genere richiedono ai dipendenti di inviare le ricevute e quindi emettono un assegno per il rimborso, oppure possono semplicemente fornire ai dipendenti una carta di credito aziendale da utilizzare e quindi sostituire i fondi nel conto di rimborso delle miglia. I dipendenti dovrebbero essere sicuri di tenere un’attenta traccia del denaro che viene speso e poi presentato per il rimborso, e assicurarsi che vengano presentate solo le spese qualificate. In caso contrario, si potrebbe perdere il privilegio di accedere a un conto di rimborso miglia o potrebbe essere vietato intraprendere viaggi di lavoro in futuro.
Il secondo tipo di conto di rimborso miglia viene utilizzato dalle aziende per scopi di budget più ampi. Il denaro viene raramente collocato in un conto effettivo separato dal resto dei fondi del libro paga o delle spese aziendali, ma spesso viene utilizzato un software di contabilità per designare lo scopo dei fondi in questi conti più grandi. Un determinato importo al mese o all’anno può essere consentito per il rimborso del chilometraggio e, se i dipendenti superano tale importo, l’importo dei viaggi di lavoro consentiti può essere ridotto o può essere eseguita una verifica per assicurare che i fondi siano essere usato in modo appropriato. Tenere la contabilità in questo modo consente anche una contabilità più semplice e il bilanciamento di entrate e perdite alla fine dell’anno.
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