Un giornale speciale fa parte del libro mastro contabile di una società che rappresenta transazioni commerciali specifiche. I libri contabili storici erano costituiti da libri di carta e colonne. La contabilità generale includeva tutte le transazioni non specializzate di una società, insieme ai totali di ogni singola contabilità o giornale speciale. Nel contesto economico odierno, il software di contabilità computerizzata è la rappresentazione moderna dei libri contabili storici. I pacchetti software di contabilità si basano sugli stessi principi contabili dell’uso di un libro mastro generale e di riviste speciali o individuali per la segnalazione di informazioni finanziarie.
Riviste contabili speciali vengono comunemente utilizzate per registrare i salari, le vendite, gli acquisti, le entrate e le uscite di un’azienda. Ogni giornale di registrazione speciale è costituito da conti specifici utilizzati per registrare specifiche transazioni finanziarie individuali. Il totale per ogni giornale di registrazione viene solitamente registrato nel libro mastro della società alla fine del mese. I bilanci vengono quindi creati utilizzando i totali dalla contabilità generale.
Le riviste sui salari includono tutte le informazioni relative ai pagamenti effettuati ai dipendenti per il tempo impiegato nell’attività. Questa rivista speciale può anche includere informazioni relative alle imposte sui salari dovute alle agenzie governative federali, statali o locali. Le informazioni sui salari sono registrate in vari momenti durante il periodo contabile; la maggior parte delle aziende registra queste informazioni due volte al mese o ogni volta che i propri dipendenti vengono pagati.
Il giornale di vendita registra tutti i beni o servizi venduti ai consumatori o ad altre imprese. Queste informazioni sono generalmente registrate in un giornale speciale quando le transazioni avvengono durante le normali operazioni commerciali. Il numero di account utilizzati nel giornale di vendita dipende dal numero di prodotti venduti dall’azienda e dalla quantità di dettagli che desiderano registrare. Le registrazioni di compensazione vengono generalmente effettuate tra il giornale di vendita e il canale delle entrate in contanti, che rappresenta il denaro dovuto alla società dai clienti.
Il giornale delle entrate in contanti rappresenta tutto il denaro attualmente dovuto alla società dai clienti. Tale importo può essere ridotto di qualsiasi somma versata anticipatamente dai clienti quando hanno inizialmente effettuato acquisti presso l’azienda. Questo giornale speciale è molto importante per l’azienda poiché contiene informazioni su quanti soldi l’azienda ha in crediti in sospeso.
Il giornale speciale finale nel sistema contabile di un’azienda è il giornale di erogazione di contanti. Questa rivista speciale contiene tutte le informazioni relative agli acquisti di risorse economiche o input aziendali effettuati dalla società. Le transazioni finanziarie vengono registrate nel momento in cui si verificano, indipendentemente dal fatto che siano pagate in contanti o per conto della società.