La pianificazione dell’acquisizione è un processo di coordinamento per preparare l’acquisizione regolare e senza incidenti di una nuova attività o fornitura. Ciò può essere necessario per beni particolarmente grandi o complessi, ed è particolarmente comune nelle agenzie governative. Queste agenzie devono essere in grado di documentare non solo la necessità di un bene, ma il processo utilizzato per acquisirlo, per assicurare ai contribuenti che i loro soldi vengano spesi in modo saggio e appropriato. I piani governativi possono essere aperti al pubblico se un bene non è di natura riservata.
Esistono diverse fasi della pianificazione dell’acquisizione, tra cui riunioni per identificare le esigenze, individuare le risorse per soddisfare tali esigenze e garantire l’approvazione da parte delle autorità competenti. Una volta che un’organizzazione ha ottenuto l’approvazione per l’acquisto di un bene, può passare alla fase di coordinamento della pianificazione dell’acquisizione. Ad esempio, se un’agenzia governativa vuole sostituire i propri sistemi informatici, deve sviluppare una linea temporale per la sostituzione e la linea temporale deve discutere i ruoli specifici dei vari lavoratori nel processo.
Le aziende coinvolte nella pianificazione delle acquisizioni possono delegare le responsabilità dei dipendenti per ogni fase, incluso il trasferimento, lo scarico, i test e l’installazione di risorse. Il livello di pianificazione necessario può dipendere dall’asset. Nelle fasi di pianificazione, il personale tenta di pensare a eventuali problemi che possono sorgere in modo da poterli anticipare o anticiparli. Le specifiche tecniche dell’attività sono soggette a un’attenta revisione per identificare potenziali problemi e preoccupazioni come la fragilità o la necessità di attrezzature speciali per gestire l’attività.
Nella pianificazione dell’acquisizione di asset, è possibile prendere in considerazione anche esigenze del personale come la formazione. Per qualcosa come l’installazione di un nuovo sistema informatico, i lavoratori potrebbero aver bisogno di una giornata di formazione o più per apprendere il nuovo sistema. I pianificatori devono creare un periodo di inattività o una sospensione temporanea delle operazioni mentre la risorsa è installata e testata e i dipendenti imparano come usarla. I pianificatori possono sviluppare piani di emergenza; un’agenzia governativa, ad esempio, potrebbe aver bisogno di accedere a un sistema di backup in caso di problemi con l’installazione di uno nuovo.
Gli specialisti nella pianificazione dell’acquisizione di attività possono fungere da consulenti e consulenti per assistere in questo processo. Possono essere coinvolti in ogni fase, dalla riunione iniziale per discutere di un’esigenza insoddisfatta all’installazione finale dell’asset. Questo lavoro richiede conoscenza dell’organizzazione, capacità di pensiero critico e capacità di guardare le situazioni da una varietà di angolazioni.