Un documento di ritiro accompagna una spedizione che dettaglia le informazioni essenziali e gli obblighi di pagamento associati. Tali documenti forniscono un elenco di tutto ciò che è contenuto nella spedizione, con note speciali se necessario, e il totale dovuto. Questo può includere i costi per i prodotti insieme alle spese di spedizione e gestione. Acquirenti e venditori possono fare riferimento ai loro record per confermare che corrispondono quando inviano i pagamenti e svolgono altre attività. I numeri di riferimento univoci consentono loro di comunicare su controversie e altri problemi.
Gli acquirenti ricevono una copia del documento di ritiro con la spedizione. In genere, descrive in dettaglio le informazioni di contatto complete per acquirente e venditore, insieme a ciò che era nella spedizione. Se il venditore aveva bisogno di effettuare sostituzioni o rimettere i prodotti in ordine, questo può essere annotato nella documentazione. La legge potrebbe richiedere altre divulgazioni, inclusi i termini di pagamento. Molte aziende utilizzano moduli standardizzati per garantire la presenza di tutte le informazioni legalmente richieste.
La documentazione informa gli acquirenti della quantità di denaro dovuta e fornisce informazioni sulla scadenza e su dove inviarla. Possono anche fungere da prova formale del trasferimento di proprietà. Accettando il documento di spedizione e ritiro, l’acquirente si impegna anche a pagare. Se si verifica un problema con la spedizione, l’acquirente potrebbe dover presentare un reclamo entro un determinato periodo di tempo per avere diritto al risarcimento, ad esempio una riduzione sul conto per riflettere il fatto che la spedizione non era completa.
Oltre ad acquirenti e venditori, anche altre parti potrebbero voler vedere questo documento. Gli acquirenti che intendono utilizzare una linea di credito per il pagamento, ad esempio, potrebbero dover inviare il documento di ritiro per dimostrare che la spedizione è avvenuta e fornire la documentazione. Dal punto di vista della banca, questo può essere importante se l’acquirente tenta successivamente di contestare il pagamento. Allo stesso modo, i rappresentanti delle assicurazioni possono richiedere copie, così come gli ispettori marittimi, che necessitano di documentazione su ciò che passa attraverso i loro porti.
Tali moduli sono spesso prodotti in più copie per consentire ai venditori di conservare le proprie copie fornendo agli acquirenti multipli per i record, l’invio con pagamento e l’offerta alle agenzie di regolamentazione, se necessario. Gli acquirenti devono assicurarsi che le copie del documento di raccolta che ricevono siano accurate e complete, con tutte le informazioni necessarie. Se ci sono discrepanze, possono parlarne con i venditori. Si consiglia di conservare tali documenti per fornire la prova della transazione in caso di controversie sulla proprietà, il pagamento, la responsabilità fiscale e altri problemi.
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