Un elenco di fornitori approvati (AVL) è un elenco di vari tipi di fornitori e fornitori che una società ha concordato soddisfa i suoi standard in termini di qualità e prezzo e ha autorizzato agenti di acquisto e altri all’interno della struttura aziendale a effettuare ordini con quando e come necessario. Insieme ad aziende, organizzazioni senza scopo di lucro e persino dipartimenti governativi normalmente anche un elenco di fornitori approvati da utilizzare per tutto, dallo stoccaggio dei distributori automatici in un’area di interruzione dei dipendenti all’acquisto di attrezzature costose da utilizzare in un’operazione di produzione. In genere, qualsiasi fornitore che desidera essere aggiunto all’elenco dei fornitori approvati di una società o altra organizzazione deve soddisfare e mantenere rigorosi standard stabiliti dal cliente.
Mentre i requisiti per l’inclusione in un elenco di fornitori approvati variano da una situazione all’altra, la necessità di fornire beni o servizi di alta qualità a prezzi competitivi è spesso essenziale. I clienti possono anche valutare attributi come la capacità del fornitore di riempire prontamente grandi quantità come parte di un ordine, gestire efficacemente ordini ricorrenti o permanenti senza errori e gestire il processo di consegna in un modo che il cliente considera tempestivo ed efficiente. La maggior parte delle società e agenzie governative avrà criteri specifici che qualsiasi fornitore deve soddisfare prima di essere considerato per l’inclusione nell’elenco e spesso condividerà tali criteri con qualsiasi fornitore interessato a fare affari con la società.
Uno dei vantaggi di essere un elenco di fornitori approvati è che molte aziende con questo tipo di accordo insistono sul fatto che gli ordini vengano effettuati solo con i fornitori presenti nell’elenco. Talvolta noto come fornitore di accordi di scelta, ciò significa che, a meno che un fornitore in tale elenco approvato non sia in grado di evadere un ordine entro il periodo di tempo consentito, gli agenti e altri all’interno dell’azienda che sono autorizzati a effettuare ordini devono utilizzare un fornitore approvato. Ciò significa che essere nella lista garantirà spesso un flusso costante di volume d’affari dal cliente, a condizione che il venditore non faccia nulla per compromettere tale stato approvato.
Al fine di ottenere un posto in un elenco di fornitori approvati, non è insolito per un fornitore estendere i prezzi scontati o offrire altri vantaggi come mezzo per proteggere l’attività del cliente. I termini relativi a prezzi scontati e altri vantaggi sono generalmente documentati in una sorta di accordo contrattuale, come un contratto di acquisto di volume o un altro tipo di documento che blocca il prezzo e i termini per un determinato periodo di tempo. In genere, un cliente che è disposto a impegnarsi per un volume maggiore di acquisti in quel periodo di tempo riceverà maggiori sconti, una strategia che aiuta a gestire i costi a carico del cliente, consentendo nel contempo al fornitore di progettare le esigenze di produzione e inventario in base a tali impegni .