Un giornale di registrazione delle entrate di cassa è un record speciale utilizzato nella contabilità, solitamente dai rivenditori. Si tratta di registrare i dettagli delle vendite in modo specifico. A sua volta, il giornale delle entrate di cassa raccoglie le informazioni rilevanti in un modo che rende più facile la copia, in forma aggregata, sui tradizionali conti in partita doppia.
La maggior parte dei conti aziendali viene preparata utilizzando la base della partita doppia. Questo funziona attorno al concetto che ogni transazione è uno scambio e quindi influisce sulla ricchezza complessiva di un’azienda in due modi. Ad esempio, quando un rivenditore vende un libro, il suo saldo di cassa aumenta del prezzo di acquisto, mentre il valore delle sue scorte complessive diminuisce.
Per tener conto di ciò, ogni transazione è elencata in due colonne separate nei conti. Un elemento della transazione è elencato come debito e l’altro come credito. Ciò svolge anche una funzione amministrativa poiché, in qualsiasi periodo di tempo, i totali per le colonne di debito e credito dovrebbero essere identici. Dove non corrispondono, la spiegazione usuale è che è stato fatto un elenco o un errore matematico. Il controllo regolare in questo modo può rilevare gli errori e renderli più facili da trovare rispetto a se fossero lasciati fino alla fine di un intero periodo contabile.
Il principale svantaggio della contabilità in partita doppia è che può essere troppo complicato da eseguire ogni giorno, in particolare nelle strutture in cui è presente un contabile specializzato che non è a disposizione per l’effettivo lato della vendita al dettaglio dell’attività. Questo può essere il caso di una piccola impresa, in cui il titolare si avvale di un contabile esterno, o di una grande impresa, in cui un contabile lavora da un ufficio centrale di un’azienda con più punti vendita.
La soluzione a questo problema è una serie di documenti noti come libri di prima entrata o libri di entrata originale. Si tratta di documenti che possono essere utilizzati per registrare facilmente i dati finanziari per la prima volta, ad esempio da un responsabile di negozio alla fine di ogni giornata, lavorando dagli scontrini. Gli esempi includono i libri che trattano le transazioni bancarie e gli acquisti dai fornitori.
Uno di questi libri di entrata principale è il giornale degli incassi. Ciò copre ogni transazione di vendita in contanti. In questo contesto, contanti significa che il pagamento è immediato piuttosto che a credito; può coprire il pagamento in monete fisiche, carte di debito o di credito e assegni. Oltre a elencare i dettagli di ciascuna transazione, il giornale di registrazione degli incassi elencherà anche dettagli come gli sconti concessi a un cliente rispetto al prezzo di vendita standard. Questo può essere importante, poiché le aziende spesso valuteranno le loro azioni esistenti in base al prezzo di vendita finale previsto e questa valutazione presupporrà che verrà ricevuto l’intero prezzo al dettaglio.
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