Un governo snello definisce un’agenzia che riduce la burocrazia eliminando i passaggi non necessari per soddisfare le richieste del pubblico. Si basa su un concetto di snellimento dei processi per consentire ai dipendenti pubblici di fare di più con meno e migliorare i tempi di risposta con la riduzione del personale. Il concetto è emerso per la prima volta nell’industria manifatturiera con la produzione di massa di automobili. Le agenzie governative hanno riconosciuto i vantaggi e hanno iniziato a implementare la filosofia nel settore pubblico per fornire un servizio migliore.
I consulenti in genere assistono nell’analisi e nell’utilizzo di strategie di governo snelle. Potrebbero monitorare le funzioni esistenti per identificare i passaggi che costano denaro e fanno perdere tempo, ritardando il servizio al pubblico. A seconda del metodo utilizzato dai consulenti per ottenere un governo snello, l’obiettivo è eliminare il lavoro non essenziale e gli sprechi.
Uno stile di creazione di un governo snello utilizza un flusso continuo di attività per accelerare il lavoro. Ad esempio, un membro del pubblico che richiede un permesso di costruzione in genere attende che la domanda si snodi attraverso diversi dipartimenti. Quando viene implementato il governo snello, il livello della domanda dei clienti viene monitorato e il personale adeguato per soddisfare tale domanda.
I dipartimenti potrebbero essere consolidati per eliminare il tempo sprecato quando un permesso si sposta da un dipartimento all’altro. I dipendenti che accettano le domande originali potrebbero essere formati per completare tutti i passaggi necessari per l’approvazione del permesso in un’area. In teoria, questo riduce il ritardo e le risorse necessarie per portare a termine il lavoro.
Un altro concetto tipicamente utilizzato nel governo snello ruota attorno al concetto first in, first out. La procedura tipica del governo comprende i vassoi per il lavoro che richiede attenzione. Man mano che il lavoro si accumula, la prima attività finisce in fondo alla pila, il che ritarda l’elaborazione per i clienti che hanno inviato per primi i documenti. Quando il lavoro ricevuto quel giorno viene gestito quel giorno, accelera l’elaborazione ed elimina l’accumulo di documenti con il progredire della settimana lavorativa.
Questa strategia potrebbe anche standardizzare il carico di lavoro per i singoli dipendenti. Invece dei lavoratori che lavorano in modo più efficiente facendo di più, ogni dipendente sarebbe responsabile del proprio lavoro ogni giorno. All’interno del dipartimento, ogni dipendente è formato per gestire la richiesta del cliente e completare l’attività senza indugio. I livelli di personale potrebbero essere adeguati per gestire la domanda dei clienti monitorando il tempo disponibile in relazione al carico di lavoro.
Il governo snello potrebbe utilizzare il concetto six sigma che sollecita il cambiamento delle pratiche attuali per esaminare il servizio dal punto di vista del cliente. Fondamentalmente utilizza formule matematiche per calcolare il numero di errori e stabilire standard accettabili per gli errori. La filosofia six sigma suggerisce che i difetti sono inaccettabili e la fonte degli errori dovrebbe essere rimossa.