Una contabilità fornitori è un elenco di conti con informazioni relative al denaro dovuto a venditori, fornitori e altre imprese. Le società utilizzano questo libro mastro per separare gli obblighi finanziari a breve dalla maggior parte del libro mastro. Le società possono avere diversi conti finanziari nei loro libri contabili, a seconda delle dimensioni della loro attività. Le aziende più grandi di solito impiegano impiegati di contabilità per gestire le informazioni sui debiti dei loro conti.
La contabilità fornitori è un processo molto ciclico nel sistema contabile della società. Gli addetti alla contabilità devono spesso vagliare una grande quantità di documenti durante la gestione del libro mastro dei conti. I documenti di contabilità esterna comprendono fatture di fornitori o fornitori, fatture mensili e altri documenti che richiedono il pagamento di beni o servizi. Le informazioni da questi documenti esterni sono contenute nella contabilità fornitori della società. La maggior parte delle aziende fissa le scadenze di pagamento per questi documenti esterni. I controllori e i supervisori contabili eseguiranno i programmi dal sistema di contabilità fornitori della società per determinare quali fatture richiedono attualmente il pagamento.
Le aziende utilizzano anche documenti interni per gestire le informazioni sui debiti dei conti. Gli ordini di acquisto sono il documento interno più comune relativo al sistema di contabilità fornitori. Gli ordini di acquisto contengono informazioni specifiche relative agli acquisti autorizzati di beni o servizi. Queste informazioni sono contenute nella contabilità fornitori della società in modo che gli impiegati di contabilità possano abbinare le fatture del fornitore agli ordini di acquisto. La corrispondenza delle fatture del fornitore con gli ordini di acquisto interni garantisce che l’azienda disponga di tutti i documenti necessari per confrontare e rivedere gli articoli da pagare. Gli ordini di acquisto rappresentano anche un controllo interno per abbinare la quantità di articoli ricevuti, gli importi in dollari per i prodotti e altre informazioni corrispondono a informazioni precedentemente concordate.
La contabilità generale della società di solito include un totale aggregato della contabilità fornitori della società. Le informazioni nella contabilità generale della società vengono utilizzate per creare i bilanci di una società. Anziché includere abbondanti quantità di informazioni relative alle operazioni commerciali, le società utilizzano i libri contabili (come i conti da pagare) per conservare informazioni dettagliate al di fuori del libro mastro. Le società prepareranno i bilanci alla fine di ogni periodo contabile in base alle informazioni contenute nella contabilità generale.
Le informazioni sulla contabilità fornitori sono elencate nel bilancio della società. Poiché i debiti sono una passività di obbligazione finanziaria, il conto avrà normalmente un saldo creditizio. I conti con saldi del credito nella contabilità sono inclusi nelle informazioni sulle passività della società nel loro bilancio. I debiti sono una passività a breve termine e di solito sono elencati nelle passività correnti della società. Le parti interessate di affari esterni spesso confrontano gli obblighi finanziari a breve termine di un’azienda con attività a breve termine. Questo confronto aiuterà le parti interessate a determinare se la società ha abbastanza denaro per i crediti da pagare per i loro conti da pagare.