Nota anche come lettera di scioglimento, una lettera di scioglimento è un documento che viene preparato da un’entità per informare un’altra entità che l’attuale rapporto commerciale non continuerà. In genere, il testo della lettera citerà i motivi per cui la relazione è stata sciolta, oltre a notare la data in cui lo scioglimento sarà definitivo. Lettere di questo tipo possono essere redatte per l’uso tra partner commerciali, aziende o anche tra un cliente e un fornitore.
Uno degli esempi più comuni di una lettera di scioglimento riguarda la risoluzione di un contratto esistente. Spesso, la risoluzione è dovuta a una violazione dei termini e delle disposizioni contenute nell’accordo che regola il rapporto. In questo scenario, un cliente può notificare a un fornitore o fornitore che, a causa dell’incapacità del venditore di conformarsi alle disposizioni del contratto, il cliente sceglie di sciogliere o interrompere il proprio rapporto di lavoro. Il testo della lettera di solito cita termini specifici nel contratto che non sono stati osservati e fornisce anche una data specifica in cui il cliente non farà più affari con il venditore.
Un altro esempio di lettera di scioglimento riguarda la risoluzione di un rapporto contrattuale tra partner commerciali. Spesso, l’idea qui è quella di recidere la relazione a causa delle differenze su come operare, o sulla direzione che l’impresa comune dovrebbe prendere. Come con altre forme di questo tipo di lettera, il mittente identificherà i motivi specifici per lo scioglimento della società e la data in cui la connessione è formalmente conclusa. Altri contenuti, come la definizione delle condizioni relative alla liquidazione di eventuali debiti acquisiti durante la joint venture, possono anche essere inclusi nel testo della lettera di scioglimento o affrontati più dettagliatamente in altri documenti che accompagnano la lettera.
Le aziende che si stanno preparando a cessare le operazioni possono anche preparare e distribuire una lettera di scioglimento ai propri clienti. Qui, lo scopo è di solito informare i clienti dell’imminente chiusura della società, inclusa la data in cui l’attività cesserà di essere riconosciuta come entità legale. Nelle situazioni in cui sono stati presi accordi per trasferire gli account dei clienti ad altri fornitori o venditori, la lettera di scioglimento includerà spesso le informazioni di contatto per quel nuovo fornitore.
In alcuni paesi, elementi specifici devono essere inclusi in una lettera di scioglimento affinché il documento sia riconosciuto come legale e vincolante. Per questo motivo, la revisione della lettera da parte di un legale prima di spedire il documento è di solito una buona idea. Gli avvocati saranno a conoscenza di quali informazioni devono essere incluse affinché il documento possa fungere da avviso ufficiale di scioglimento di un rapporto commerciale e quali altri documenti debbano essere preparati e archiviati al fine di terminare completamente la connessione tra il mittente e il destinatario .