Molti autori pubblicati e artisti affermati devono partecipare a tour pubblicitari programmati per promuovere i loro ultimi libri o progetti. Come parte di un’apparizione personale, allo scrittore o all’artista può essere chiesto di partecipare a un evento pubblico o semi-privato noto come incontro e saluto. A questo evento, gli ospiti invitati o anche il pubblico in generale possono trascorrere alcuni momenti chiacchierando con l’ospite d’onore in un’atmosfera relativamente informale. A volte, lo sponsor di un’apparizione pianificherà l’evento dopo un’esibizione o un’intervista, o organizzerà un rompighiaccio pre-spettacolo con ospiti invitati, aperitivi leggeri e bevande.
Il programma giornaliero di un grande tour pubblicitario o di una conferenza stampa non sempre consente apparizioni personali, quindi l’autore o l’artista potrebbero effettivamente aspettarsi un’opportunità per incontrare i suoi fan e sostenitori di persona. A volte, una libreria o una biblioteca locale fungerà da luogo per un incontro personale o una sessione di autografi. L’autore può avere persone incaricate di fornire sicurezza durante tali eventi, nonché assistenti che mantengono il processo di riunione e saluto senza intoppi. Spesso, un ospite può godere di diversi minuti di conversazione con l’autore, ma durante le sessioni di autografi, la conversazione è spesso limitata a pochi convenevoli mentre il libro viene firmato.
Molte volte, un notevole attore o musicista che si esibisce in un tour accetterà una sessione di incontro e saluto più improvvisata dopo la performance. Una stanza nell’area del backstage potrebbe diventare un luogo per un evento così informale, oppure l’artista potrebbe voler ricevere membri del pubblico generale in un foyer pubblico o in una hall. Un evento più formale potrebbe anche essere organizzato in una casa locale o in un ristorante privato. A volte, gli sponsor locali di un evento promozionale o itinerante possono offrire un incontro privato come premio per l’acquisto di un biglietto più costoso per l’evento principale. L’opportunità di trascorrere del tempo di qualità con un noto autore o artista può essere un incentivo sufficiente per un membro del pubblico a considerare un tale aggiornamento.
Sebbene molte sessioni di accoglienza siano progettate per creare un ambiente informale o informale, sono comunque considerate parte del tour complessivo e sono soggette all’approvazione dell’autore o dell’esecutore. Alcuni autori o artisti potrebbero preferire non partecipare alle apparizioni pubbliche, per motivi di sicurezza o per il desiderio di rimanere fuori dagli occhi del pubblico. I partecipanti a una sessione programmata devono sempre mostrare rispetto per il diritto dell’ospite d’onore alla privacy e alla riservatezza.