“Fatturazione e sospensione” è un termine utilizzato per fare riferimento a un accordo tra un acquirente e un venditore in cui all’acquirente vengono fatturati beni o servizi che non sono stati effettivamente ricevuti. L’idea è che i prodotti verranno forniti all’acquirente in una data successiva concordata. Come parte dell’accordo, il venditore si impegna a mettere da parte quei prodotti per l’acquirente, fornire un deposito temporaneo per tali prodotti ed eseguire la consegna per l’ordine una volta ricevuto e registrato il pagamento.
È possibile illustrare un accordo di fatturazione e attesa con l’esempio di un’azienda che effettua un ordine per un gran numero di matite presso un fornitore. L’acquirente potrebbe voler pagare l’ordine nel periodo contabile in corso ma non voler prendere possesso delle matite fino a una data successiva, probabilmente a causa della necessità di liberare spazio per le matite in un’area di stoccaggio. In questo scenario, il venditore accetta di elaborare l’ordine e separare le matite per riempire l’ordine dal resto del suo inventario. Durante questo periodo, l’acquirente invia il pagamento dell’ordine e il venditore registra l’acquisto nei crediti contabili. Alla data concordata tra le due parti, il venditore spedisce le matite all’indirizzo fornito dall’acquirente. Al ricevimento delle matite spedite, l’ordine si considera evaso da entrambe le parti.
Mentre un approccio di fatturazione e attesa a volte può essere vantaggioso sia per l’acquirente che per il venditore, la gestione del processo può richiedere uno sforzo aggiuntivo. Gli acquirenti devono tenere traccia delle date di consegna anticipate e inviare il pagamento per le merci che non sono ancora state ricevute. In caso contrario, si può gonfiare l’inventario effettivo e dare una falsa impressione di quali risorse siano effettivamente disponibili per l’utilizzo in vari processi aziendali. Il venditore deve anche tenere traccia della quantità di inventario assegnata all’acquirente e assicurarsi di non utilizzare tale inventario per evadere altri ordini in sospeso.
Insieme alle potenziali insidie, è importante riconoscere che l’uso di un accordo di fatturazione e sospensione non è sempre visto con favore da varie agenzie di regolamentazione e deve essere condotto in conformità con requisiti molto rigorosi. Ad esempio, la Securities and Exchange Commission negli Stati Uniti non considera la proprietà dei prodotti da trasferire dal venditore all’acquirente fino a quando l’acquirente non è in possesso effettivo di tali prodotti, a quel punto l’acquirente è in grado di godere di tutti i diritti e le responsabilità connessi con quella proprietà. Ciò può significare che l’acquirente deve osservare determinati regolamenti in termini di contabilizzazione dei fondi spesi per l’acquisto al fine di conformarsi alle decisioni e ai regolamenti della SEC. Nelle nazioni in cui un processo di fatturazione e attesa è più comunemente utilizzato, sia gli acquirenti che i venditori devono gestire il processo contabile associato in modo che non vi siano dubbi sullo stato attuale di un ordine, incluso se è stato effettivamente ricevuto o se la consegna è ancora in attesa di.
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