Un modulo di segnalazione degli informatori viene utilizzato per segnalare azioni governative improprie da parte di un datore di lavoro o di altri dipendenti. È comunemente usato dai dipendenti per segnalare violazioni delle leggi regionali di cui sono testimoni sul posto di lavoro e molte giurisdizioni hanno leggi come il Whistleblower Protection Act per proteggerli. Il modulo spesso non viene utilizzato per segnalare violazioni per le quali sono disponibili altri rimedi e che esulano dall’ambito delle leggi sugli informatori. Ad esempio, un dipendente non può utilizzare un modulo per segnalare discriminazioni o molestie da parte del datore di lavoro. Tali problemi vengono spesso affrontati presentando reclami all’agenzia di regolamentazione applicabile, che spesso avvierà un’indagine e terrà udienze amministrative.
La maggior parte delle regioni ha un atto di segnalazione per proteggere i dipendenti dalla segnalazione di azioni governative improprie. Le agenzie governative mettono a disposizione dei dipendenti un modulo di segnalazione generico degli informatori al fine di conformarsi alle leggi sugli informatori. L’informatore deve fornire le proprie informazioni di contatto e quelle del dipendente o dirigente pubblico accusato. Il modulo spesso richiede anche informazioni dettagliate sulle azioni e ci sono spazi per la persona che compila il modulo per scrivere informazioni pertinenti sulla situazione. Ad esempio, una domanda comune posta sui moduli è: “Dove si è verificata l’azione impropria?”
Gli informatori devono fare una distinzione tra le questioni relative al personale che non sono protette dalle leggi sugli informatori e le azioni governative improprie. Alcuni esempi di azioni improprie sono il grossolano spreco di fondi pubblici, l’alterazione dei risultati scientifici e la violazione di leggi specifiche. Il modulo di segnalazione del whistleblower viene utilizzato per segnalare questi e atti simili. Una questione personale può includere molestie sessuali, discriminazione razziale o rimproveri verbali inappropriati. Esistono moduli per segnalare tali comportamenti, ma gli individui spesso non possono utilizzare il modulo di segnalazione del whistleblower in quei casi.
Ai datori di lavoro è vietato ritorsioni contro i dipendenti che compilano e inviano un modulo di segnalazione di informatori. Alcuni atti di ritorsione includono licenziare o retrocedere il dipendente, discriminarlo e minacciarlo. I datori di lavoro che lo fanno violano le leggi sugli informatori e possono essere responsabili dei danni. Il modulo può anche richiedere i nomi dei testimoni per confermare le accuse e tali testimoni sono spesso protetti da ritorsioni da parte del datore di lavoro.
Un dipendente che non si sente a suo agio a compilare un modulo da solo può in alcune regioni ottenere l’assistenza di un avvocato per compilarlo per suo conto. Ad esempio, un modulo di segnalazione di un informatore può richiedere documenti giustificativi e informazioni dettagliate che potrebbero intimidire un dipendente che vuole solo segnalare violazioni. Il dipendente deve attestare le accuse che sta segnalando, ma l’avvocato può inviare il modulo per lei.