Un ordine arretrato è un ordine che non può essere evaso nel momento in cui viene inviato perché lo stock per evadere l’ordine non è disponibile. Le aziende di solito cercano di evitare ordini arretrati perché i clienti generalmente desiderano che gli ordini vengano evasi immediatamente, anche se in alcune circostanze potrebbero essere disposti ad aspettare. Tuttavia, le aziende non possono anche prevedere sempre come si sposteranno gli ordini, il che può rendere difficile prendere delle decisioni su cosa immagazzinare. Pertanto, la società è costantemente impegnata nella gestione delle scorte.
In genere, quando un cliente effettua un ordine per qualcosa che un’azienda sa di non avere in magazzino, avviserà il cliente del fatto che l’articolo è stato nuovamente ordinato. Il cliente ha la possibilità di annullare l’ordine senza penalità o di attendere l’arrivo degli articoli e in genere viene fornito un tempo di spedizione stimato per aiutare il cliente a prendere questa decisione. Se il cliente è disposto ad aspettare, il suo ordine verrà evaso quando arriva lo stock.
A volte gli articoli vengono riordinati per un periodo più lungo del previsto. In queste situazioni, le aziende possono rinunciare ai costi di spedizione o offrire altri compensi ai clienti come premio per la loro pazienza durante il periodo di back order. Questo è anche progettato per mantenere la fedeltà dei clienti, in modo che i clienti saranno inclini a frequentare nuovamente quella società nonostante il problema di back order perché ricordano di essere stati trattati bene.
Per le aziende, gli ordini arretrati possono essere costosi. Oltre ad essere associati a costi come le spese amministrative, gli ordini arretrati possono anche portare a una cattiva reputazione, che può far perdere agli ordini futuri dai clienti. Anche quando gli ordini arretrati esulano dal controllo dell’azienda, come quando un produttore limita le forniture di un articolo popolare e gli ordini di un’azienda il più possibile ma non riescono a tenere il passo con la domanda, i clienti possono vedere l’azienda sfavorevolmente. Soprattutto se un cliente incontra ripetutamente un ordine arretrato per un articolo, quel cliente può fare affari altrove.
La gestione delle scorte richiede di mantenere un numero sufficiente di merci in magazzino affinché un’azienda possa soddisfare le esigenze dei propri clienti, senza eccedere in scorte. Il overstocking richiede spazio di archiviazione per l’eccesso, che costa denaro. Può anche costringere le aziende a restituire gli articoli alla fine del motivo, che è costoso, e quando i beni non sono restituibili, la società potrebbe essere costretta a venderli con uno sconto per farli esaurire, potenzialmente subendo una perdita. Per questo motivo, le aziende cercano di bilanciare le proprie scorte per evitare una situazione di ordini arretrati mantenendo al contempo ragionevole la quantità di articoli in giacenza.