Un libro mastro cittadino, chiamato anche libro mastro della casa, è il metodo di contabilità di un hotel per tenere traccia delle transazioni non degli ospiti. La contabilità alberghiera è suddivisa in operazioni di front-office e back-office. Il front-office in genere si occupa degli ospiti registrati e registra le loro transazioni nel registro degli ospiti. Il denaro che l’hotel gestisce e che non è attribuibile a un ospite attualmente registrato diventa parte del libro mastro della città e viene gestito dall’ufficio contabilità nel back office.
I sistemi contabili utilizzano i libri mastri per raccogliere i conti correlati. Un registro cittadino è una raccolta di conti correlati che tiene traccia del denaro che un hotel porta con sé che non fa parte di una transazione associata a un ospite attualmente registrato. Alcuni hotel usano una terminologia diversa per questo libro mastro, chiamandolo il libro mastro della casa o il libro mastro non ospite. Qualunque sia il nome del libro mastro, tuttavia, la funzione tende ad essere la stessa nei sistemi di contabilità alberghiera standard.
I registri cittadini in genere contengono almeno quattro conti. Il primo tipo di account è impostato per privati e aziende che utilizzano l’hotel per riunioni ed eventi. Il denaro raccolto da questi tipi di clienti viene elaborato dal reparto contabilità dell’hotel, anziché dalla reception. Di solito, questi clienti ricevono una fattura mensile o fattura che dettaglia gli addebiti associati all’evento, piuttosto che gli addebiti da un soggiorno in hotel. Matrimoni, conferenze, seminari e riunioni di gruppo sono esempi di eventi che verrebbero registrati da questo account nel registro.
In questa stessa nota, il secondo tipo di conto gestisce le transazioni per i dirigenti in viaggio. Se un’azienda ha un conto aperto con l’hotel che consente a qualsiasi dipendente dell’azienda di rimanere mentre si trova in città, le transazioni vengono registrate nel libro mastro come conto interno dell’azienda. Il reparto contabilità in genere fattura mensilmente all’azienda le spese generate.
Un altro conto di contabilità della città in genere funge da conto di deposito della carta di credito. Quando un ospite utilizza una carta di credito per effettuare il pagamento, l’importo viene trasferito dal registro degli ospiti al registro della città mentre l’hotel attende che la società della carta di credito rilasci il pagamento. Ciò riflette il fatto che l’ospite non soggiorna più in hotel, quindi il conto aperto non può rimanere alla reception. Una volta che l’ospite se ne va, l’ufficio contabilità dell’hotel è responsabile di assicurarsi che la società della carta di credito effettui il pagamento.
Gli ospiti che non riescono a saldare le bollette quando escono hanno anche gli importi trasferiti su un conto nel libro mastro della città. L’ufficio contabilità diventa responsabile dell’avvio delle procedure di riscossione nei confronti della persona o del seguito, se necessario. Ciò garantisce che all’attività venga assegnato il reparto alberghiero più in grado di gestire un processo di raccolta.
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